Кассовые операции – это действия, повязанные с расходом или приёмом наличных предприятиями. Регулирует регламент ведения кассовых операций Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Передвижение денежных средств сопровождается кассовой документацией.

Последовательность оформления кассовых операций

Приём или выдача наличных делают исключительно в день написания соответственного ордера или ведомости. Исключением является выдача заработной платы. Заполняются бланки чернилами тёмного цвета (чёрным или синим). Кассовая документация должна быть затвержены штампом предприятия, подписями кассира или ответственного лица и главного бухгалтера. Ошибки в документации запрещаются.

Важно! Исправление в документации проводят путём зачёркивания линией неправильной информации и написанием верных данных. Исправление подтверждается подписью кассира с указанием ФИО.

Допускается вариант ведения кассовой документации руководителем. В данном случае подпись на бланках ставит он. Если на предприятии существует штат кассиров, то документация подтверждается подписью главного кассира.

Поступление денег в кассу

Приём наличных проводится составлением ПКО. В бланке указывается контрагент, сумма и основание зачисления денежных средств. Суммовой коэффициент прописывается цифрами и в буквенной вариации. Правильность информации подтверждают подписи бухгалтера и кассира с отпечатком штампа предприятия.

Порядок ведения кассовых операций на предприятии обязывает кассира при приёме налички контролировать такие пункты:

• Совпадение суммы, прописанной в ПКО фактическому присутствию банкнот;
• Присутствие документации, показанных в бланке ордера;
• Подтверждение операции подписями и штампом.

При зачислении ценностей в кассу, материально-ответственное лицо обязано пересчитать поштучно или полистно деньги. При этом сдающий банкноты и монеты должен проследить за манипуляциями кассира, проконтролировав его действия. Сверив все данные ордера и сумму, кассир удостоверяет операцию подписью и штампом предприятия. Ведение кассовых операций регламентирует обязательную выдачу квитанции особе, вносившей деньги.

Если на предприятии применяют ККТ или БСО, то разрешается составление единого ПКО на полную сумму движений за день. Причиной создания приходного ордера служат чеки, корешки кассовой ленты.

Выдача денежных средств

Правила ведения учета кассовых операций гласят, что расход денежных средств сопровождается:

• Расходным кассовым ордером;
• Ведомостью.

В бланке необходимо указать кому, на каком основании и сколько выдаётся денег. Бланк подтверждается подписями кассира, бухгалтера и отпечатком фирмы. К РКО должны присоединяться документы, свидетельствующие цель выдачи налички. На документации должна быть подпись начальника или уполномоченного лица, разрешающая отпуск денежных средств.

Порядок ведения кассы утверждает, что отпуск зарплаты может исполняться по зарплатным ведомостям. В таком случае к ведомости пишется РКО на всеобщую сумму, но ФИО и информация документов, заверяющих личность, не указываются. Срок выдачи зарплаты не должен быть более 5 дней, учитывая дату получения банкнот в банке.

Как обязывает правильное ведение кассовых операций, напротив каждой фамилии работника, получающего заработную плату, обязательно наличие подписи о получении расчета. Если кто-то с рабочих не успел забрать деньги в пятидневный термин, то напротив его строки с ФИО ставят пометку «депонировано». Дальше кассир проводит следующие операции:

• Проверяет отпущенную сумму с депонированной;
• Ставит соответственные пометки в бланках;
• Подписывает документацию в бухгалтера.

Оставшиеся финансы подлежат возвращению в банк. На сумму депонированных наличностей составляется расходный ордер, а в кассовой книге указывается запись о депонировании. В РКО нет необходимости писать фамилии – достаточно просто указать, что сумма в ордере депонированная. Одноразовая выдача зарплаты не требует составления ведомости. Если человек получает расчетные, то целесообразно составить РКО.

Отпуск денег под отчёт порядок и правило ведения кассовых операций разрешает только после подписи директора и написания заявления подотчётным лицом. Если подотчётный работник не отчитался за предшествующие выданные деньги, то наличность ему отдавать нельзя. Только после абсолютного расчёта и внесения неиспользованных грошей в кассу можно выдать следующую сумму под отчёт.

Основные правила ведения кассовых операций позволяют провести отпуск грошей по доверенности. Операция проходит в несколько этапов:

• Контроль подлинности доверенности;
• Сверка данных в бланке;
• Отпуск финансов под подпись;
• Указание РКО в книге.

Кассир обязан ревизовать ФИО, написанную в доверенности с информацией в документах, заверяющими персону. Если таких выдач проводится несколько в день, то в ведомости напротив фамилии адресата ставится отметка «по доверенности».

Бланк доверенности прикрепляется к кассовым документам. Если получатель должен забрать деньги по доверенности не на одном предприятии, то делается копия бланка и прикрепляется к РКО.

Кассовая книга

Порядок ведения и учет кассовых операций обязует регистрировать все ПКО и РКО в кассовой книге, какая пишется кассиром в день передвижения материалов в кассе. На каждой странице указывается остаток наличных на начало дня, регистрируются ПКО и РКО или ведомости. В конце подбивается итог оборотов на протяжении дня в кассе, подтверждается остаток наличных на конец дня.

Важно! Кассовая книга должна быть прошита с указанием нумерации каждой страницы, а в конце затвержена подписями начальника и бухгалтера, штампом объединения с подтверждением числа страниц в документе.

Проверка кассы осуществляется ежедневно. После сверки записей в книге, кассир ставит свою подпись. Этим он подтверждает наличие указанной в конце дня суммы в сейфе на сбережении. После составления отчётной страницы за день, свою подпись оставляет главный бухгалтер ли директор, если должность бухгалтера в штате отсутствует.

Наличие кассовой книги обязательно на всех предприятиях и организациях. Бизнесмены, какие проводят учёт доходов и расходов в материальных показателях, расписывать книгу не должны.

Указание о порядке ведения кассовых операций разрешает два варианта заполнения кассовой книги:

• На бумаге;
• В электронной версии.

Бумажный вариант отличается заполнением документации от руки. В данном случае возможно использование компьютера. Распечатанные, написанные от руки бланки утверждаются личными подписями и отпечатком предприятия. Исправления в таких бланках допустимы, но должны иметь подписи и ФИО исправителя. Предыдущие обозначения при этом должны легко читаться.

Правила ведения кассовых операций разрешают ведение кассовой книги в электронной версии. В подобном случае организация должна обладать электронной подписью и печатью, следить за целостностью какой должно ответственное лицо. Фирма обязана обеспечить всё для сохранности электронной подписи и печати. Ошибки в электронной кассовой книге недопустимы. Это один-единственный минус электронной версии книги.

Лимит кассы

Беречь не имеющее границ число наличностей воспрещается. Порядок ведения кассовых операций обязывает определять лимит кассы. Лимит кассы – это сумма, каковую можно хранить в сейфе на конец дня. Определять ограничение наличностей обязательно для предприятий и организаций. Соответственно нововведениям в законодательстве с 2017 года лимит кассы необязателен для ИП и предприятий малого бизнеса. Также это новшество позволяет устанавливать лимит двумя способами:

• Исходя из объема поступлений в кассу;
• Исходя из объема выдачи наличных.

Лимит предприятия устанавливают самостоятельно, использовав расчет. Об утверждении лимита кассы составляется указ, подписанный директором. Кассир должен строго следить за тем, чтобы установленный лимит не нарушался – все лишние деньги должны сдаваться в банк. За нарушение лимита кассы грозят штрафы.

Выбранный способ расчёта лимита кассы нужно обосновать. Например, указать, что поступление денег за день превышает их выдачу. Указание причины выбора способа расчёта лимита подтверждают в соответственном указе директора предприятия.

Важно! За нарушение лимита кассы грозит штраф в сумме от 40000 до 50000 рублей для организации и 4000 – 5000 рублей ответственного лица.

При проверке предприятия инспекторы в первую очередь обращают внимание на кассовую книгу. Если выяснится, что был превышен лимит кассы, то штрафа не избежать. Дабы не попасть под штрафные санкции нужно придерживаться лимита кассы, следить за правильностью заполнения кассовых документов и придерживаться регламентов работы кассы.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

В связи с установлением порядка, который Центральный Банк узаконил еще 11.03.2014 г., каждая кассовая операция обязана проводиться по определенным правилам. По этому законодательству многие виды деятельности с наличными упрощены.

В этой статье мы разберем все нюансы ведения данных операций организации.

Плюсы нового закона

По сравнению с прошлым законом новые правила несколько упростили их деятельность, отменив кассовый лимит . Также им не следует больше вести кассовые книги и ордера , и они могут самостоятельно определять, по какой формуле устанавливать кассовый лимит.

Когда ИП самостоятельно ведет все операции с наличными, то он вполне может обходиться без расходно-приходно кассовых ордеров. В противном случае, если эту работу делает бухгалтер или кассир, то эти документы не обязательны по закону, но желательны для контроля передвижения денежных средств самим предпринимателем.

Для ИП существует еще одно послабление, по которому допускается изменение показателей в документах, связанных с кассовыми операциями, но не в РКО (расчетно-кассовый ордер) и ПКО (приходно-кассовый ордер). Выручку предприниматели не имеют права тратить на следующие цели:

• выплачивать ссуды банку или проценты по ним;
• запрещено с этими деньгами проводить действия по ценным бумагам;
• проводить выплаты за аренду недвижимости;
• организовывать или проводить азартные игры.

Для ИП, которые оказывают услуги населению, отменено применение кассовых аппаратов, если они выдают бланки строгой отчетности. Для остальных индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса наличие кассового аппарата обязательно.

Применение аппаратов для ИП со специфическим видом торговли (торговля с цистерн, на ярмарках, в киосках и прием стеклотары) с 2015 года не требуется.

Подробнее о новом законе — на следующем видео:

Ведение кассовых операций для юридических лиц

Для всех юр. лиц введены ограничения на хранение наличных . Они обязаны сдавать деньги в банк или финансовую организацию, связанную соглашением на ведение подобных операций с Банком России. При этом банк или организация должны обеспечить инкассацию, подсчет, упаковку и перевозку наличных юр. лица с дальнейшим их зачислением на его расчетный счет.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Целевой расход кассовых денег

По законодательству юридические лица, а также ИП и малый бизнес имеют право расходования кассовых денег исключительно:

• на выдачу зарплат и авансовых платежей сотрудникам, включенных в платежные ведомости зарплатного фонда;
• на оплату социальных нужд, например, больничного листа;
• на оплату страховых случаев, при том, что физлицо оплачивало свой договор наличными и не более 100 000 рублей по одному договору;
• на выдачу наличных для потребительских нужд работника предприятия, не связанных с его непосредственной деятельностью, но не более 100 000 рублей;
• для расчета за товар или оказанные услуги (это не касается покупки ценных бумаг);
• для возврата денег клиентам при возвращении товара или невыполнении оказанной им услуги.

По старому законодательству предприятие, ИП или юридическое лицо не имели права выдавать кассовые деньги на потребительские кредиты своим работникам. По новому закону потребительский кредит может быть любого характера, то есть не обязательно на покупку бытовой техники или автомобиля, но и на обучение или другие нужды. Главное, чтобы он не превышал установленного законодательством лимита и выдавался в рублях.

Расход денег со счета предприятия, ИП и юридического лица

По принятому указанию ИП и предприятия имеют право тратить наличные деньги из кассы, если они поступили туда с их личного счета. Это могут быть траты:

• на любые операции с ценными бумагами;
• на выплаты по аренде недвижимости;
• на любые оплаты по займам — от их полного погашения, до выплат процентов.

По данному законодательству узаконен лимит в 100 000 рублей на каждый договор в отдельности. Это не касается расчетных счетов физических лиц.

Организация кассовых операций и документы

Кассовый работник назначается сами предпринимателем, либо все операции он проводит лично. Каждая денежная операция обязана сопровождаться расходными и приходными ордерами . Подпись на документах должна быть только лица, уполномоченного ее ставить – бухгалтера или кассира, а также обязательно наличие печати или штампа, на которых указаны реквизиты, подтверждающие законность данной денежной операции.

При каждом поступлении или выдачи наличных средств кассир должен вносить суммы в кассовую книгу. В конце работы он обязан сверять данные в книге с показателями по РКО и ПКО и указывать в книге остатки наличных, после чего ставить свою подпись. При наличии бухгалтера тот должен свериться с этими показателями, или руководитель делает это лично.

Кассовая документация

В зависимости от объемов предприятия или по желанию его руководителя ведение кассовых операций может проводиться как в соответствующей книге, так и в электронном виде. Кассовыми называют приходные и расходные ордера. Для их правильного оформления требуется следующее:

• составление документации проводится главным бухгалтером или бухгалтером фирмы или кассиром;
• данное ответственное лицо или лица должны быть прописаны в специальном документе с подписью руководителя предприятия;
• с ними должен быть заключен договор об оказании ими соответствующих услуг предприятию с подписями всех указанных в нем лиц и руководителя фирмы;
• кассовые ордера может вести сам руководитель предприятия.

Правила получения приходного ордера

Прежде всего кассиру надлежит проверить подлинность подписи руководителя или уполномоченного им лица на приходном кассовом ордере и сверить ее с образцом. Затем он обязан проверить указанные в документах цифры с количеством полученной им наличности. При полном соответствии суммы по документам и в наличии кассир может подписать кассовый ордер и подтвердить данную операцию своей печатью.

В случае несоответствия суммы наличных с указанными цифровыми или прописными данными в приходном ордере кассир имеет право отказаться принять наличные.

Он может потребовать выдать недостающую сумму человеку, их вносившему. В случае его отказа приходный документ обязан быть отдан бухгалтеру или руководителю предприятия для перепечатки для принятия фактической суммы, а первый приходный документ перечеркивается. На каждого платежного агента оформляется новый приходный ордер соответственно.

Правила получения расходного ордера

Любые операции по выдачи наличных проводятся при оформлении расходных кассовых ордеров. При получении соответствующей ведомости кассир обязан сверить подпись бухгалтера или руководителя на документе с образцом, а также указанные в нем суммы с фактом наличных денег. Суммы при этом должны быть указаны, как в цифрах, так и прописью.

Выдача наличных может проводиться только при предъявлении получателем удостоверения личности. При этом кассир должен сверить фамилию получателя с указанными данными в расходном ордере, а фотографию с его предъявителем. Он также обязан подготовить необходимую к выдаче сумму, дать ведомость получателю для подписи, а затем еще раз пересчитать деньги при его непосредственном внимании.

При выдаче денег по доверенности получатель обязан предъявить свои документы и доверенность, заверенную нотариусом, а также ее заверенную копию.

При выдаче наличных в этом случае кассир обязан в ведомости перед графой подпись написать собственноручно «по доверенности» и дать на подпись получателю. Копия доверенности при этом прикрепляется к расходному кассовому документу, на котором кассиру следует поставить подпись о выдаче наличных данному лицу.

Кассир не обязан принимать претензии от получателя в том случае, если им не были пересчитаны деньги возле кассы сразу при их получении.

Выдача наличных под отчет

По действующему законодательству можно выдавать наличные сотруднику фирмы под отчет на нужды предприятия . При этом расходный ордер должен быть оформлен по письменному заявлению подотчетного лица, в котором он обязан указать необходимую сумму, цель получения наличных и на какой срок. Этот документ обязан быть подписан бухгалтером или руководителем предприятия.

Новый ордер на выдачу наличных под отчет может быть оформлен только после погашения получателем предыдущего платежа. Деньги могут выдаваться под отчет не только работникам предприятия, но и лицам, с кем фирма имеет гражданско-правовые соглашения, например, партнерские.

Определение лимита кассы

По новому законодательству № 3210-У от 11.03.2014 каждая компания обязана издать приказ по организации о допустимой сумме наличных, остающейся в конце рабочего дня в кассовом аппарате. Эта сумма должна быть максимально допустимой для хранения в кассе после закрытия данных в кассовой книге.

Все, что находится выше этого лимита, должно быть передано в банк на хранение. Исключением являются дни с выдачей аванса или зарплат сотрудникам предприятия или праздничные дни, когда банки закрыты, а кассовые операции при этом проводились. Для ИП и малого бизнеса лимит на наличные в кассе не устанавливается.

Как определить кассовый лимит для предприятия и юридического лица

Для юридических лиц срок получения и подсчета денег не должен превышать 92 дня.

При этом срок сдачи наличных в банк не может быть больше недели . То есть сумма, собранная за установленное предприятием время, делится на количество дней с учетом промежутка сдачи наличных в банк, и таким образом выводится максимально допустимый ежедневный лимит денег в кассе на конец рабочего дня.

Вся документация по ведению операций с наличными, будь то кассовые книги или электронные их эквиваленты, хранятся в сроки, установленные самим предпринимателем. В электронных вариантах кассовых книг никаких изменений или поправок вносить нельзя, в отличие от их бумажных аналогов.

Изменения в 2016 году

В 2016 году появляется множество нововведений, касающихся кассовых операций:

• Для юридических лиц будет действовать ограничение, связанное с хранением наличных, по которому они будут обязаны ежедневно сдавать деньги в какую-либо финансовую организацию. Она, в свою очередь, должна будет обеспечивать основные операции – подсчет, перевозку, инкассацию и т. п.
• В 2016 году по закону должны использоваться новые кассовые аппараты, имеющие функцию сбора и отправки данных в налоговые органы через интернет. Кроме того, и чеки смогут подготавливаться и передаваться клиентам в режиме онлайн. При этом необязательно сразу покупать новый аппарат: старым можно будет пользоваться до наступления момента окончания регистрации (однако срок использования не может превышать 7 лет) или при отсутствии возможности пользования интернетом.
• Для индивидуальных предпринимателей упрощается ведение документации: они могут не оформлять кассовые документы. Например, с 2016 года необязательно ведение расходного и приходного кассового ордера.
• Также для ИП разрешено отсутствие кассового лимита (это нововведение касается также юридических лиц, являющихся малыми предприятиями).

Нововведения в 2018 году

В 2018 году продолжается процесс внедрения кассовой техники нового образца, именуемой «онлайн кассой». Теперь данные о кассовых операциях хранятся на специальном фискальном накопителе и передаются напрямую в Федеральную налоговую службу с помощью каналов связи.

Покупатели могут воспользоваться услугой отправки сведений о покупке на их адрес электронной почты либо на телефон.

С 31 марта 2018 года такую ККТ обязаны были установить предприниматели и организации, занимающиеся продажей алкогольной продукции. А до 1 июля 2018 года новые онлайн кассы должны будут использовать уже все, за некоторым исключением.

О данных изменениях в законодательстве смотрите в следующем видеосюжете:

Положение № , которое на протяжении 10 последних лет регулировало порядок ведения кредитными организациями кассовых операций, утрачивает силу с 03 июля 2018 года. С этой даты начнет действовать новое Положение ЦБ РФ № 630-П с полностью аналогичным названием – «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации». Вместе с 318-П утратит силу Указание Банка России № «О перечне машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, подлежащих проверке кредитными организациями», так как перечень машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России теперь указан непосредственно в 630-П.

Положение 630-П по-прежнему регулирует только операции с рублевой наличностью, но в целом по тексту документа довольно много изменений, включая новшества в самой структуре нормативного акта, несмотря на схожесть названий разделов и глав.

Согласно Положению № техническая укрепленность помещений для совершения операций с ценностями должна обеспечивать защиту жизни работников кредитной организации и сохранность наличных денег и достигаться с помощью соответствия ГОСТ Р 50862-2012 «Сейфы, сейфовые комнаты и хранилища ценностей. Требования и методы испытаний на устойчивость к взлому» и ГОСТ Р 50941-96 «Кабина защитная. Общие технические требования и методы испытаний».

Почти все приложения к 630-П соответствуют аналогичным приложениям к 318-П (Книга хранилища ценностей, Книга учета принятых и выданных ценностей, Контрольный журнал приема из-под охраны и сдачи под охрану хранилища ценностей и т.д.), но теперь являются рекомендуемыми образцами , то есть необязательны к применению. Признаки ветхих банкнот содержатся теперь не в отдельном Приложении, а в пункте 2.9 самого Положения.

(форма 0402303) и (форма 0402304) отменены , по тексту Положения 630-П не упоминаются.

Что ещё изменилось в по сравнению с 318-П? Формулировки по тексту нормативного акта стали более жесткими, например, вместо «устанавливает» теперь сказано «должна установить», вместо «осуществляет» – «должна осуществлять», вместо «передаёт» – «должна передать» и т.п.

Изменены сроки сообщения в Банк России о случаях хищения/утраты наличных денег (10 рабочих дней вместо трёх), и установлена сумма, начиная с которой необходимо сообщить регулятору о происшествии (от 150 000 рублей и выше).

Для сдачи или для получения наличных денег (включая сумки с наличными деньгами) юрлица и ИП могут представлять в кредитную организацию заявку в виде электронного документа , в которой указываются предусмотренные Положением 630-П данные. Подписанная электронной подписью заявка представляется в банк с применением средств защиты информации, принятых к использованию в кредитной организации. Выдача юрлицам и ИП наличных денег возможна, как и ранее, по денежному чеку, однако, при представлении клиентом заявки (Заявки(!), а не чека) выдача наличных денег организациям и ИП осуществляется по расходному кассовому ордеру по форме 0402009, оформленному с учетом информации из заявки. Аналогично взнос наличных денег на расчетный счет можно клиенту оформить электронной заявкой с последующим составлением в банке ПКО.

По новым правилам (форма 0402008), оформленный в виде электронного документа, по согласованию с клиентами-юрлицами и ИП передается им с применением средств защиты информации, принятых к использованию в кредитной организации, а клиенту-физлицу с использованием информационно-телекоммуникационных сетей на представленный клиентом номер либо адрес электронной почты. Аналогичное правило действует и для

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 8

Не секрет, что действующее Положение о порядке ведения кассовых операций (далее - Положение N 373-П) <1> достаточно непростой для восприятия и применения документ. Бухгалтеру-кассиру нужна более практичная памятка. Для этого как раз и пригодится собственное положение о соблюдении кассовой дисциплины. В нем важно изложить в доступной и понятной форме порядок ведения кассовых операций и обеспечения сохранности наличных средств в учреждении, не забывая о тех моментах, где Положением N 373-П бухгалтеру предоставлен выбор. При этом совсем не нужно переписывать базовый нормативный документ. Итак, начнем...

<1> Утверждено Банком России 12.10.2011 N 373-П.

С чего лучше начать?

Ответ очевиден: начать следует со структуры разрабатываемого документа. Есть два варианта. К примеру, можно отталкиваться непосредственно от содержания базового нормативного акта - Положения N 373-П. В качестве основных в нем выделены следующие разделы:

• правила приема денежной наличности;
• правила выдачи денежной наличности;
• ведение кассовой книги;
• обеспечение порядка ведения кассовых операций.

При необходимости можно дополнить или сократить упомянутые разделы с учетом специфики проведения кассовых операций в учреждении. Но есть и другой вариант структуры положения о соблюдении кассовой дисциплины: выделить в нем то, в чем состоят основные обязанности бухгалтера по соблюдению кассовой дисциплины (см. Письмо ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@):

• определение лимита остатка наличных денег;
• хранение на банковских счетах в банках (в казначействе) наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег;
• оформление кассовых операций приходными и расходными кассовыми ордерами;
• обеспечение наличия кассовых документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле;
• ведение кассовой книги.

Читатель может заметить, что в обоих вариантах не хватает важного раздела "Расчеты с подотчетными лицами". В принципе он является составляющей расходных кассовых операций. По мнению автора, не будет ошибкой выделить расчеты с подотчетными лицами в отдельный раздел. Не забудем о том, что нам нужно выбрать структуру документа из выше представленных вариантов. Автор остановится на более простом и доступном первом варианте и дополнит его наиболее важными положениями. При этом нужно помнить, что оформление и учет кассовых операций в учреждении производится согласно требованиям Положения N 373-П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Правила приема денежной наличности

Положением N 373-П установлено, что прием наличных денег юридическим лицом, в том числе от работников, производится по приходному кассовому ордеру. Его форма (ф. 0310001) есть в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Приходный ордер также указан в Приказе Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых в том числе государственными (муниципальными) учреждениями. В этом Приказе есть и другая унифицированная форма - квитанция (ф. 0504510), используемая для приема наличных денежных средств. Данная квитанция является типовой формой бланка строгой отчетности и используется для оформления приема денег от населения за реализацию товаров (работ, услуг) без применения контрольно-кассовой техники. В собственном положении о соблюдении кассовой дисциплины в учреждении бухгалтеру следует перечислить поименованные документы и указать, в каких ситуациях они будут применяться. Например , приходный кассовый ордер используется при приеме денег от работников, включая возврат неиспользованных подотчетных сумм, при получении наличных от уполномоченного представителя обособленного подразделения. Квитанция же применяется при приеме денег от населения. Если деньги принимает уполномоченное лицо, а не кассир, то в кассу учреждения сдаются денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).

В нескольких пунктах Положения N 373-П есть пошаговая инструкция о действиях бухгалтера при приеме денежных средств. Автор предлагает ее сократить и переписать так, чтобы кассиру было удобно ей руководствоваться. Например , алгоритм действий кассира (по шагам) при приеме наличности может быть таким.

Шаг 1. Проверка. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет:

• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме денег, проставленной прописью;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в кассовом ордере (квитанции).

Шаг 2. Прием. Кассир принимает наличные средства таким образом, чтобы вноситель денег мог наблюдать за действиями кассира. Если учреждение реализует товары (работы, услуги), то кассир применяет контрольно-кассовый аппарат <2> согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ или же вместо кассового чека выдает бланки строгой отчетности по утвержденным формам, руководствуясь Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Порядок использования ККТ и выдачи БСО определяется в отдельных внутренних документах (инструкциях).

<2> В настоящий момент действуют Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.1993 N 104, и контролирующие органы ссылаются на документ при разъяснении ведения кассовых операций (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.04.2011 N 17-15/38757).

Шаг 3. Контроль. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в документах, кассир их подписывает, проставляет оттиск штампа, удостоверяющего проведение кассовой операции, и выдает квитанцию (корешок) в подтверждение приема наличных денег. При расхождении вносимой и указанной в приходных документах сумм кассир предлагает внести недостающую сумму денег или возвращает излишне вносимую сумму наличности. При этом кассовые документы кассир изымает для переоформления на фактически вносимую сумму денег.

Остается добавить, что Положение N 373-П требует разработать порядок приема юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения. Он может быть проще, чем вышерассмотренный алгоритм, хотя автор не видит особых различий в приеме денег от сотрудников основного или обособленного подразделения. Разница лишь в учете денежных средств, так как у обособленного подразделения может быть своя касса, поэтому имеет место передача денег из одной кассы в другую. Этот факт должен найти отражение в учете учреждения, имеющего обособленные подразделения.

К сведению. При приеме денежных средств от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей согласно заключенным договорам бухгалтеру-кассиру нужно помнить, что наличные расчеты по одному хозяйственному договору не могут превышать 100 тыс. руб. <3>.

<3> Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.

Правила выдачи денежной наличности

Согласно Положению N 373-П основным документом, которым оформляется выдача денежных средств, является Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), при выплате зарплаты его заменяют расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009) или платежные ведомости (ф. 0301011), утвержденные Постановлением Госкомстата России N 88. Заметим, что для государственных (муниципальных) учреждений Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н предусмотрены "бюджетные" формы документов. Так, это расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401), платежные ведомости (ф. 0504403). Есть Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий (ф. 0504046). Она применяется при выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Есть отдельный бланк для подотчетников - Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Она применяется при выдаче наличности сразу нескольким подотчетникам взамен выписки индивидуальных расходных ордеров. Возврат в банк неиспользованных наличных денежных средств получатели бюджетных средств осуществляют на основании Объявления на взнос наличными (ф. 0402001). Все перечисленные унифицированные формы следует закрепить в положении о соблюдении кассовой дисциплины и указать, когда они применяются. После этого можно переходить к инструкции о действиях бухгалтера при выдаче денег.

Шаг 1. Проверка. Перед выдачей денег по расходному ордеру кассир проверяет:

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном ордере;
• соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов;
• соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя денег, указанных в расходном ордере или иной форме, документу, удостоверяющему личность.

Шаг 2. Выдача. Кассир подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче, после этого передает расходный ордер (иную унифицированную форму) получателю, который указывает прописью сумму принимаемой наличности и расписывается. Кассир пересчитывает подготовленные к выдаче деньги так, чтобы получатель мог наблюдать, и выдает деньги полистным, поштучным пересчетом. Если деньги выдаются по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0301009) (Платежной ведомости (ф. 0301011)), то перед подписью лица, которому доверено получение денег, кассир делает надпись "по доверенности". Если доверенность оформлена на несколько выплат, то с нее делаются копии, которые прилагаются к каждому расходному документу.

Шаг 3. Контроль. Данный этап касается в основном получателя наличности, который под наблюдением кассира пересчитывает полученные им деньги. Кассиру в свою очередь остается подписать расходный ордер, и выдачу денег можно считать завершенной.

Автором описан общий алгоритм выдачи денег. Его можно дополнить правилами депонирования не выданных работникам сумм, прописав их для удобства в отдельной памятке. К примеру, инструкция по депонированию может выглядеть так:

1. напротив фамилий работников, которым не проведена выдача денег, в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир делает надпись "депонировано";
2. в произвольной форме оформляется реестр депонированных сумм, в котором указываются заголовочная часть (наименование учреждения), дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номера расчетно-платежной (платежной) ведомости, данные работников, не получивших наличные деньги, сумма не выплаченных им денег, итоговая сумма по реестру;
3. кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную (платежную) ведомость, реестр депонированных сумм и передает их главному бухгалтеру, а при его отсутствии - руководителю.

Итак, ничего сложного в депонировании денег нет, если изложить это в понятной форме.

Ведение кассовой книги

Сегодня кассовые книги во многих учреждениях ведутся автоматизированно в программно-прикладных продуктах на основании составляемых приходных и расходных документов, поэтому каких-либо дополнительных пояснений по ведению кассовой книги не требуется. Программа формирует кассовую книгу автоматически при условии, что она настроена разработчиками с учетом соответствующих норм Положения N 373-П. Единственное замечание: при наличии обособленных подразделений и проведения в них наличных денежных операций нужно закрепить за ними ведение своей кассовой книги. При этом нужно определиться, как будет передаваться из обособленных подразделений информация о кассовых операциях, для того, чтобы головная бухгалтерия могла обобщить информацию о кассовых операциях по всему учреждению в целом. Положением N 373-П предусмотрена передача кассовых книг обособленных подразделений в электронном виде, что не исключает их передачи на бумажном носителе по итогам отчетного периода. Обмен кассовыми книгами бухгалтеру следует прописать в правилах документооборота.

Обеспечение порядка ведения кассовых операций

В Положении N 373-П на этот счет сказано следующее. Организации (учреждения) обеспечивают организацию ведения кассовых операций, обращая внимание на внесение в кассовую книгу всех записей о приходных и расходных операциях, недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита, хранение свободных денег в банках (органах казначейства). Возникает вопрос: кто может проверить выполнение этих требований?

В первую очередь это инвентаризационная комиссия самого учреждения (так называемые внутренние ревизоры). На это указано в п. 1.11 Положения N 373-П. Из "внешних" ревизоров проверку соблюдения кассовой дисциплины вправе провести налоговые органы. При этом с кредитных организаций фактически сняты обязанности по осуществлению проверок соблюдения организациями порядка ведения кассовых операций. В частности, признана утратившей силу ст. 15.2 КоАП РФ <4>, которая предусматривала административную ответственность для банкиров за невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций.

<4> Федеральный закон от 02.04.2012 N 30-ФЗ.

В этом же разделе нельзя обойти вниманием мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег, включая ревизию кассы. Положение N 373-П отдает эти вопросы на откуп хозяйствующему субъекту, а это означает, что ему следует самостоятельно решить, как обеспечить сохранность денежных средств в учреждении при осуществлении кассовых операций. А внутреннее положение о кассовой дисциплине - как раз тот документ, в котором нужно описать мероприятия по сохранности денег в учреждении.

Сразу скажем, что придумывать мероприятия по сохранности не стоит. Целесообразно взять то, что уже есть, и доработать с учетом разумности и сложившейся в настоящее время ситуации. Например , чем плох Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18? Да, он утратил силу, потому что применялся около двух десятков лет. Однако отдельные его положения можно взять на заметку даже сейчас, игнорируя при этом устаревшие и трудновыполнимые нормы. В частности, речь идет о единых требованиях по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс. Не секрет, что мало кто этому строго следовал. В то же время есть ценные положения ранее действовавшего Порядка, которые актуальны и в наше время. Вряд ли можно поспорить с тем, что помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, должен быть воспрещен.

Возьмем другое требование утратившего силу Порядка ведения кассовых операций. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. По мнению автора, несгораемый металлический шкаф следует заменить современным сейфом, в котором деньги и ценные бумаги находятся в не меньшей сохранности. При этом ключи от сейфов и печати, как и прежде, могут храниться у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. На охранную сигнализацию кассу учреждения ставить не обязательно, ведь это же не банк, но застраховать кассу от незаконного проникновения и взлома не помешает. И, конечно, обязательно заключение с кассиром договора о полной материальной ответственности, по условиям которого работник несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного, недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Автор кратко выделил основные мероприятия по обеспечению сохранности денежных средств в кассе. Читатель может их расширить исходя из требований рациональности и целесообразности. При этом нужно помнить, что важными мероприятиями являются периодические и внеплановые ревизии кассы. Раньше эта процедура проводилась в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров (внезапная ревизия) с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Данное положение можно конкретизировать, установив ежемесячную или еженедельную ревизию кассы (в зависимости от оборота денежной наличности). Также можно позаимствовать из старого Порядка ведения кассовых операций акт ревизии наличных денежных средств. Главное, чтобы все это было закреплено во внутреннем положении о кассовой дисциплине учреждения.

О расчетах с подотчетными лицами

• цели, сроки и размеры выдачи подотчетных сумм;
• список подотчетных лиц и их отчетность по полученным (израсходованным) суммам;
• правила возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Что касается целей, можно выделить два направления расходования денежных средств: командировочные и хозяйственно-административные расходы. Их примерный перечень приведен в таблице:

Для каждого из выделенных направлений следует установить объем выдачи подотчетных сумм. В частности, на командировочные расходы точную цифру определить невозможно, однако можно сделать приближенный расчет исходя из данных письменного заявления подотчетного лица (служебной записки работника). Этот документ подписывает руководитель, удостоверяя сумму наличных денег и срок, на который они выдаются.

В части административно-хозяйственных расходов можно установить ограничение, например 10 тыс. руб., в пределах которого выдаются деньги под отчет на хозяйственные расходы. Основанием для выдачи здесь также будет являться письменное заявление работника, подписанное руководителем, с указанием суммы и срока, на который выданы деньги. В Положении N 373-П установлено общее правило, согласно которому подотчетное лицо обязано отчитаться о расходах в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет.

Хозяйственные расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. По служебной командировке к Авансовому отчету (ф. 0504049) должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В бухгалтерии проверяются все оправдательные документы и обоснованность расходов, после чего с сотрудниками производятся окончательные расчеты. Напоминаем, выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В перечень подотчетных лиц, как правило, включаются сотрудники, с которыми заключен договор о материальной ответственности. При этом наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем из них, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением (приказом) руководителя учреждения. Список лиц, которые могут быть отправлены в служебную командировку, утверждать не советуем, так как нельзя исключать, что в командировку может быть направлен практически любой работник учреждения (за исключением охраны, обслуживающего персонала), если в этом есть служебная необходимость. Такие лица указываются в приказах руководителя о направлении работника в служебную командировку.

К сведению. В положении (разделе) о расчетах с подотчетными лицами можно предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту, которая имеет ряд преимуществ в командировках.

И еще: практика проверок государственных (муниципальных) учреждений показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а бухгалтеры не торопятся принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и невозвращаемые суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а учреждение получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций. Чтобы до этого не доходило, нужно помнить, что если работник в добровольном порядке не погашает свою задолженность перед учреждением, то взыскать сумму долга с него можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае разногласия придется решать в суде.

Заключение

Остается надеяться, что самостоятельно разработанное грамотное положение поможет укрепить кассовую дисциплину в учреждении. Главное, чтобы внутренний документ был понятен пользователям (бухгалтерам и кассирам), учитывал специфику деятельности учреждения и соблюдался сотрудниками, так же как исходный нормативный акт (Положение N 373-П).

Эксперт журнала

"Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"