Официально-деловой стиль: примеры и принципы создания деловых текстов

Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги. Не верите? Посудите сами: грамотно составленная жалоба может склонить решение тех или иных инстанций в Вашу сторону, позволив Вам получить преимущества или избежать затрат. Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Сегодня мы рассмотрим официально-деловой стиль на практике, изучим принципы создания деловых текстов и приведем примеры делового стиля.

Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата по. В зависимости от того, насколько грамотно жалоба будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.

Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:

Как видите, весь бюрократический аппарат использует исключительно деловой стиль. Вот почему умение создавать деловые тексты может сослужить Вам не только практическую службу, но и принести финансовую выгоду в том случае, если Вы составляете официальные тексты для других людей.

Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. Именно их мы сейчас и рассмотрим.

1. Официально-деловой стиль: качественный объем

Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что Вы работаете в службе поддержки Яндекса. К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.

Пример официально-делового стиля №1

Неверно: А потом озлобленный Пупкин как разгонется, да как с размаху зарядит битой по машине Сидорова, проклиная его, на чем свет стоит.

Верно: Пупкин ударил машину Сидорова битой.

2. Официально-деловой стиль: эмоциональность

Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если Вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, Ваши тексты не должны иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.

Пример официально-делового стиля №2

Неверно: А потом этот подлец, этот мерзавец, этот негодяй недобитый Сидоров написал на моем заборе такое, ой… Такое написал он красной краской, что вам и не снилось, а потом убежал, представляете?!

Верно: Сидоров, используя красную краску, написал на моем заборе ряд нецензурных слов и скрылся.

3. Официально-деловой стиль: лексика

Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания:

Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле.

Пример официально-делового стиля №3

Исходя из письменного заявления Пупкина П.П. принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «ПупкинсКомпани», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Стелс» в систему «Паук» Пупкина П.П. в размере 1000 (одной тысячи) базовых величин.

4. Официально-деловой стиль: структура

Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется. Например, заявление должно быть написано строго по общепринятому образцу.

Деловой стиль выделяется жесткой логической структурой и может содержать длинные предложения, в которых явно прослеживаются логическая и смысловая связь. Также для этого стиля характерны перечисления и прямой порядок слов.

Пример официально-делового стиля №4

В соответствии с постановлением №5 от 28 апреля 2011 года, отменяются положения, принятые на 35 съезде народной партии копирайтеров, предусматривающие использование готовых шаблонов для выполнения заказов индивидуальных предпринимателей, прошедших государственную регистрацию до 22 августа 2009 года и имеющих при себе удостоверение личности, хозяйственный договор, и право на пользование услугами копирайтера в течение как минимум года.

Резюме: итак, подведем итоги. Официально-деловой стиль характеризуется:

А умение создавать тексты делового стиля позволят Вам не только решать свои бюрократические вопросы более эффективно, но и помогать решить эти проблемы другим, получая за это свой коммерческий интерес.

Business letter in English - sample

Ниже размещён образец делового письма с основными разделами, которые должны содержаться в нём. Если письмо составляется на официальном бланке отправителя, то все исходные данные уже содержатся в верней части документа. На этой странице также даются прямые ссылки на другие образцы и учебные пособия по составлению деловых документов на английском языке.

Образец - Деловое письмо

Postgraduate Coursework Programs in Business Administration

6 (приветствие)

7 (суть письма)

I attach details of our postgraduate coursework programs in Business Administration and related fields at Macquarie. I would be grateful if you would bring them to the attention of any interested students or colleagues.

As you will see from the brochure we have a range of programs covering a number of fields broadly within Business Administration. In addition, in the Graduate Diploma and Master’s programs we also have very well developed research degrees in similar fields at MA (Hons) and PHD levels. These can be taken externally as can some of the coursework programs. A separate brochure is available from the Department covering our research degree programs.

Applications for the March 2001 commencement of postgraduate coursework programs are due in early November 2000, although these are possibilities for late registration if places remain.

8 (заключительная часть)

I look forward to hearing from you, if you have any questions we may be able to answer. Our Postgraduate Studies Office in the Department (address inside the brochure) will also be ready to assist any interested applicants.

Деловой текст

Официально-деловой стиль в текстах. Примеры

Каждый современный человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью написать текст в официально-деловом стиле. Это обусловлено современными требованиями к общению между юридическими лицами, частными лицами и гос.органами, либо частными лицами и юридическими лицами. Проще говоря, обращаясь в организацию как представитель другой организации или как частное лицо, вы вынуждены будете писать текст в официально-деловом стиле.

Одним из наиболее встречающихся видов текстов в деловом стиле является коммерческое предложение.

Отправьте заявку на написание текста в деловом стиле по адресу: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров.

Пример делового текста 1. Отсрочка.

Директору ООО ". "

Кузнецову Н. С.

Уважаемый Николай Сергеевич!

12 января мы получили от вас коммерческое предложение, в котором вы предлагаете нашему предприятию регулярные поставки металла для реализуемых нашей компанией проектов.

Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. Единственным препятствием для плодотворного сотрудничества может стать невозможность поставки металлопроката с отсрочкой платежа, которую вы отказываетесь нам предоставить.

Просим вас ещё раз рассмотреть возможность предоставления отсрочки для партий большого объёма! В противном случае, мы будем вынуждены искать партнёров по регулярным поставкам металлопроката среди ваших конкурентов.

С уважением,

начальник коммерческого отдела Петрякова И. И.

Пример делового текста 2. Претензия

В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений. Общее количество окон составило 48 штук, сумма договора 593000 рублей.

Следуя договору, окна должны были быть установлены в срок до 1 сентября. На сегодняшний день работы выполнены лишь на треть, несмотря на полную оплату с нашей стороны.

Учитывая, что наша компания полностью выполнила обязательства по оплате, мы требуем в кратчайшие сроки выполнить работы по установке окон в полном объёме, а также устранить недостатки, описанные в ранее присланных претензиях, в срок до 1 ноября, либо вернуть нам денежные средства за невыполненные работы. Также мы намерены требовать компенсацию за причинённый ущерб.

В случае невыполнения вашей компанией взятых на себя по договору обязательств, либо в случае отказа в возврате денежных средств и выплаты компенсации, мы обратимся в суд РФ, а также составим жалобу в Прокуратору РФ по месту расположения вашей фирмы.

Другие примеры смотрите ниже, после прочтения правил написания текста в деловом стиле.

Правила написания делового текста

Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста - сохранять деловую стилистику. Что такое "деловой стиль" в текстах? Это, прежде всего, краткость изложения, отсутствие эмоций и факты.

В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты.

Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле - ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать. Будь то жалоба на чьи-то действия (либо на бездействие), просьба в оказании помощи, претензия, требование или что-то другое.

Официально-деловой стиль чаще всего используется в бизнесе для составления коммерческих предложений, но и в частной жизни нам не редко приходится излагаться именно в деловом стиле, если речь идёт об общении с государственными структурами, либо о возникшей конфликтной ситуации, например, при покупке некачественного товара.

Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах.

"Следуя", "учитывая", "просим вас рассмотреть возможность", "просим оказать содействие" и т.п. Набор этих фраз зависит от ситуации, и конечно, вы должны научиться интуитивно чувствовать, когда нужно использовать фразу "просим вас", а когда "требуем".

Другие примеры текстов в деловом стиле

Деловое письмо на английском

I"m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

Стиль написания деловых писем

Деловые письма принято писать деловым стилем, который, являясь официально-деловым, существенно отличается от других стилей языка: научного, художественного, разговорного.

Официально-деловой язык имеет ряд специфических особенностей и ограничений, к которым относятся:

Деловое письмо обычно готовится по одному вопросу, в случае обращения в одну и ту же организацию по разным вопросам рекомендуется подготовить отдельные письма по каждому из них

Характер делового письма официальный путем соблюдения субординации в тексте письма

Нейтральность, которая характеризуется строгим изложением сути обращения без использования разговорной лексики и образных слов, в письме не должно быть слов с уменьшительными или увеличительными суффиксами и междометия

Точность и ясность формулировок, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма

Использование языковых (шаблонных) формул, применяемых для мотивации того или иного действия, например:

Оплату гарантируем

В соответствии с Вашим письмом

Просим рассмотреть вопрос

Направляем и т.д.

Лаконичность текста письма, что достигается исключением из текста оборотов, несущих двойственный смысл

Использования терминов и сокращений, что обеспечивается применением в тексте письма отраслевой терминологии и общеизвестных сокращений (СНГ, ОДКБ, кв. м и т.д.)

Использование последовательного подчинения слов в родительном и творительном падеже (согласно штатному расписанию.)

Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров. Пример делового текста 1. Отсрочка. Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.

Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги.

Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик.

Другие примеры текстов в деловом стиле

К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.

И так далее. Кроме того, официально-деловой стиль предполагает использование аббревиатур и терминов, характерных для той сферы, в которой он употребляется, без раскрытия их значений. Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется.

Структура официального текста

Спасибо большое,всё сразу стало понятно) Даже лучше чем в учебниках. При желании его можно перенести и в интернет-магазины, но эффект будет уже не тот. Суть приема заключается в том, что на витрине возле товара устанавливается карточка с продающим описанием. Более того, именно этот прием стал ключевым в таких направлениях как сетевой маркетинг и финансовые пирамиды.

Творчество в деловой речи

Его суть в том, что Вы находите партнеров и предлагаете им порекомендовать Вас и Ваши товары/услуги. Текст для главной страницы сайта всегда приковывал к себе особое внимание, как со стороны SEO-специалистов, так и со стороны веб-райтеров.

Один раз - для себя, когда устраивался работать начальником отдела копирайтинга в рекламное агентство, а остальные - для друзей и знакомых. Копирайтер может быть либо фрилансером и работать на себя, либо работать в офисе в коллективе и получать фиксированную зарплату.

Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений.

Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста — сохранять деловую стилистику. В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты. Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле — ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать.

Деловой стиль, примеры которого будут представлены в этой статье, так или иначе касается каждого члена общества. Он сопровождает нас в неизбежном повседневном общении с госу­дарством и общественными институтами. Деловая речь может быть направлена к человеку как гражданину своей страны. Она исходит от государства и носит предписы­вающий и официальный характер.

Примеры из рекламы настолько далеки от него, что в них остается только первоначальное его предназначение. Соответственно, расходятся и обозначенные здесь первый и второй типы деловой речи. Процесс формирования литературного язы­ка живой. На наших глазах происходят перегруппировки.

Разговорный стиль

Примеры, приведенные выше, показывают, что деловой стиль — понятие достаточно широкое. Если исходить из обязательности языковой однородности разно­видности литературного языка, то следует признать, что собственно деловой речью является лишь официально-деловой ее тип.

В деловой речи наблюдается предельная минимизация и, как следствие, однообразие языковых средств. Существование большого количества мелких жанров деловых бумаг не ведет к их варьирова­нию. Стремление к специализации и обособленности деловой речи ве­дет к облегченному обращению с законами глагольного управления.

Публицистический стиль

В неменьшей мере это затрагивает и именное управление. Отглагольные существительные, насыщающие деловую речь, весьма часто бывают искусственными и по форме, и по словообразо­вательной модели, и по значению. Таких слов и таких значений нет в толковых словарях современного русского литературного языка. Искусственными бывают и прилагательные. Официа́льно-делово́й стиль - функциональный стиль речи, средство общения (чаще письменного), в сфере деловых отношений: в сфере правовых отношений и управления.

Художественный стиль

Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны. Официально-деловой стиль - это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Но не надо думать, что раньше совсем не использовался такой деловой стиль. Примеры встречались и в прошлом. Примерами документов этой разновидности официально-делового стиля могут служить приводимые ниже отрывки. Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах. В заключение следует отметить, что официально-деловой стиль один из самых коварных. Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу.

16 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

• Стилистика изложения;
• Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
• Оформляется на официальном бланке компании;
• Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
• Редко занимают объем более 1 страницы;
• Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

• Гарантийное письмо;
• Сопроводительное;
• Информационное;
• Письмо-предупреждение;
• Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

• Обращение;
• Предложение;
• Запрос;
• Требование;
• Прошение.

Некоммерческие письма.

• Письмо-приглашение;
• Письма с выражением соболезнования;
• Письма с выражением благодарности;
• Письма с информированием о чем-либо;
• Письма, в которых содержатся рекомендации;
• Гарантийные письма;
• Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
• Письма с поздравлениями по разным поводам;
• Письмо-просьба;
• Письма с инструкциями;
• Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

• Письма с ответами на запросы;
• Непосредственно запрос;
• – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
• Претензия;
• Напоминание;
• Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

• Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
• Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

• Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
• Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
• Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

• Отправленные в виде факсового сообщения;
• Отосланные по электронной почте;
• Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

• Адресно, предназначается конкретному лицу;
• На дату написания вся информация должна быть актуальна;
• Достоверно;
• Беспристрастно;
• Аргументировано;
• Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

• Для написания делового письма используются листы формата А4;
• Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
• Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
• Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
• Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

• Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
• Название компании полностью;
• Номера факса и телефона;
• Номер банковского счета;
• Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
• Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
• Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.

1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

• Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
• Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
• Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
• Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

• Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
• Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
• Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
• Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
• Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

• С уважением к Вам…;
• С пожеланием успехов…;
• С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

• Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
• Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
• Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
• Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

• Dear Madam;
• Dear Sir;
• Dear Sir or Madam;
• Dear Mrs;
• Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

• Фамилии и инициалы;
• Наименования компаний;
• Наименования городов, штатов и так далее;
• Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
• Первые слова в прощании;
• Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

Русский язык позволяет излагать свои мысли в пяти разных , каждый из которых чем-то особенным характерен и используется в конкретной сфере деятельности. В административно-общественной — используется официально-деловой стиль речи, который применяется, как в письменной, так и в устной форме.

Вконтакте

Особенности

У данного стиля есть ярко выраженные характерные признаки , которые отчетливо прослеживаются в , морфологии и синтаксисе текстов. Стилевые черты следующие:

Что касается лексических особенностей, то их всего три:

1. Определенный набор лексических оборотов и использование официальных слов: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, закон и пр.
2. Сухая лексика, полная сугубо канцелярских выражений: имеет место быть и пр.
3. Использование устойчивых словосочетаний: исходя из, принимая во внимание и пр.

Важно ! Несмотря на необходимую безличность, данные тексты допускают использование глаголов первого лица и местоимений.

Синтаксические конструкции – это те признаки, которые легко позволяет чтецу определить тип изложения. В данном типе текстов есть несколько характерных синтаксических особенностей:

1. Наличие малых конструкций – простые предложения, отсутствие однородных членов предложения или вводных слов.
2. Высокая структурная стандартизация – каждый вид документа имеет свои структурные особенности. Так, все заявления начинаются со штампа в верхней части листа, а все протоколы характеризуются подписями в конце документа.

Такая форма изложения мыслей достаточно активно применяется в разных сферах жизнедеятельности. Каждый должен уметь пользоваться ею, поскольку любые взаимоотношения с организациями происходят на деловом языке.

Использование

Сфера применения чрезвычайно узка,и в то же время достаточно обширна. Примеры текста такого характера часто встречаются в государственных организациях и делятся на:

1. Законодательный уровень – законодательные документы, служебные бумаги, уставы, правила.
2. Обиходно-деловой уровень — служебные переписки, частное делопроизводство.

Оба вида используются в разных сферах:

• юриспруденции;
• экономике;
• политике;
• бизнесе;
• международных отношениях;
• маркетинге.

Пример документов официально-делового стиля – это служебные и официальные бумаги , начиная с объяснительных и заканчивая Конституцией.

Клише

Как и в любом другом, в официально-деловом тексте присутствуют некоторые клише. Обычно, использование подобных штампов находят неприемлемым и негативным явлением.

Штампы – это слова, которые чрезмерно употребляются, и обладают неопределенным значением (определенные, следовательно, некоторым), деформируя смысл, или теряя его в обилии ненужных фраз вовсе.

Несмотря на отрицательное значение штампов, они могут и должны употребляться в деловых разговорах и бумагах. Выше было указано, что деловая речь использует стандарты, как главное средство языка. Наличие некоего стандарта или штампа в разы упрощает создание и заполнение всех анкет, бланков и прочих документов.

Важно ! В подобных формах неприемлемо вольно излагать свои мысли: секретарю нельзя ответить в деловой переписке «Ждем ответа, как соловей лета» — это недопустимо.

Официальная речь, стандартные ситуации – все это и определяет сущность и цель подобных документов , а также их четкую структуру и расположение всех элементов предложения. В ней недопустимы:

• разговорные элементы;
• поэтизмы;
• архаизмы;
• эмоциональные слова и окраски;
• художественные элементы: гиперболы, метафоры и пр.;

Любой текст данной категории, который верно построен с точки зрения грамматики и лексики, является правильным и полностью соответствует требованиям официально-делового стиля речи. А при наличии в нем вышеуказанных элементов, даже при верной структуре, его воспринимают как некорректный. Стандартность в данном типе речи является лексической особенностью, и имеет свои маркеры, например:

• наложить штраф;
• объявить благодарность;
• призвать к ответу;
• выдвинуть аргумент;
• нести ответственность;
• уведомление о вручении.

Таким образом, клише в целом – это негативное явление, но использование их в данной категории допустимо и даже приветствуется .

Однако, существует и другая сторона чрезмерного употребления канцеляризмов – тексты должны нести в себе информацию, несмотря на использование множества клише.

Поэтому следует тщательно вычитывать все бумаги, чтобы убедиться, что получатель и читатель получить из них необходимую информационную нагрузку.

Анализ стилевого текста

Любой текст подлежит анализу, для определения стиля, к которому он принадлежит и других особенностей. Примеры текстов можно найти в законодательных документах, официальных уведомлениях и прочих официальных бумагах. Для определения стиля, необходимо провести анализ текста:

Выявить стилевые черты:

• точное изложение информации и детальное;
• строгость композиции;
• отсутствие экспрессии и эмоций.

Лексические особенности:

• использование специальной терминологии;
• обилие канцеляризмов (принимая во внимание, имеют право);
• слова необходимости и долженствования.

Морфологические особенности:

• использование и глаголов в настоящем времени;
• частое употребление отглагольных существительных;
• именование людей по признаку действием.

Синтаксические:

• высокая частность однородных членов;
• наличие осложненных предложений;
• частое использование родительного ;
• использование страдательных и безличных конструкций;
• наличие простых безэмоциональных предложений;
• прямой порядок слов.

Если в тексте обнаружены все эти черты, то он принадлежит к официально-деловому стилю. Примеры текстов подобного плана встречаются в учебной литературе, канцелярских бумагах и личных документах. К примеру, автобиография зачастую пишется подобным языком, и при ее написании следует придерживаться определенных правил:

1. Структурированность текста: каждая важная дата начинается с абзаца и после нее следует новый абзац, в конце документа всегда указывается дата.
2. Четкое соблюдение хронологической последовательности, начиная с рождения и заканчивая последним годом до написания документа, нелогичные переходы не допускаются.
3. Лаконичность: автобиография не пишется более чем на 2-3 листа.
4. Изложение точных, достоверных фактов, которые всегда можно подтвердить доказательными бумагами.

При написании биографии допускается использование слов из других стилей , но приветствуется наличие клише. Зачастую можно встретить автобиографии и в полностью художественном стиле, но такой документ более походит уже на автобиографичный рассказ, чем на сухое изложение фактов.

Диалог

Устная речь также может быть поставлена в деловом стиле. Соблюдение клише официального стиля приветствуется и в диалогах, несмотря на то, что обычное расположение информации на бумагах отличается от устной речи.

Она обычно преисполненная эмоциями и довольно асимметрична. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Главная характеристика устного делового общения — это протекание беседы в положительным в ключе сочувствия, уважения или доброжелательности. Устная речь отличается в зависимости от разновидностей стиля:

• канцелярско-делового – устная речь преисполнена канцеляризмами и клише, но допускает и употребление обычных, не деловых слов;
• государственного управления – недопустимо употребление фразеологизмов, анархизмов, сленговых выражений и прочих, не относящихся к деловому стилю слов.

К основным особенностям устной официальной речи относятся:

• краткость;
• точность;
• влиятельность;
• соответственные слова;
• правильно составленные конструкции;
• правильный синтаксис;
• стандартизация мысленно приготовленной речи.

Устная деловая речь не может быть эмоционально окрашенной . Хорошим примером может служить следующий деловой диалог:

— Здравствуйте!

— Здравствуйте. Чем я могу вам помочь?

— Я хотел бы подать в вашу компанию свое резюме.

— У вас есть высшее образование?

— Да, я закончил университет по курсу «Менеджмент».

— Вы ознакомлены с нашими условиями?

— Да, в полном объеме.

— Хорошо. Тогда возьмите свое резюме и другие документы, и приходите завтра в 9.00 в главный офис на собеседование. Всего доброго!

— Спасибо. До свидания.

Официально-деловой стиль в русском языке, примеры, где применяется

Изучаем стили речи в русском языке — официально-деловой стиль

Вывод

Деловая речь может показаться скучной и сухой на первый взгляд, но при ее освоении становится понятно, что она также богата, как и художественная, просто сфера ее применения требует определенных условий и правил, которым она и соответствует. Официально-деловой стиль – это особенность государственной и деловой сферы , и рано или поздно придется учиться владеть ею, чтобы стать полноценным членом общества.

В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем - занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.

Что такое «стиль»

Что понимается под стилем в лингвистике? текста, письма - это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:

• разговорный;
• художественный;
• публицистический;
• научный;
• официально-деловой.

Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.

Разновидности писем

Эпистолярный стиль - это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.

В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:

• Неофициальный.
• Официальный (деловой).

Если цель письма - обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.

Особенности писем

Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.

В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо - это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.

Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.

Структура писем

Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:

1. Начало, уважительное обращание к адресату.
2. Основная часть, раскрывающая суть послания.
3. Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
4. Подпись автора и дата написания.
5. В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.

Личное письмо

Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания - своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.

Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.

У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.

Письма в научной деятельности

Письма в научной сфере составляются с целью обмена между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.

Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.

Эпистолярный стиль в публицистике

Основная цель публицистических произведений - с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача - добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.

Особенности написания

Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.

Официальное письмо

В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.

Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.

Виды официальных писем

В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.

Различают следующие типы деловых писем:

• Сопроводительные - письмо с указаниями по отправке документов.
• Гарантийные - подтверждение и закрепление определенных условий.
• Благодарственные - выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
• Приглашения - официальное предложение участия в мероприятии.
• Поздравительные.
• Информационные.
• Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы.
• Письмо-ответ.

Составление делового письма

Характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.

Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.

Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.

Структуры некоторых видов официальных писем

Письмо-просьба:

1. Причина, сформировавшая просьбу.
2. Сама просьба.
3. Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.

Письмо-запрос:

1. Причины важности запроса.
2. Сам запрос.
3. Результат в случае выполнения просьбы.

Сопроводительное письмо

1. Уведомление о материалах.
2. Сведения о материалах.

Письмо-ответ, отклоняющее просьбу

1. Дублирование ранее изложенной просьбы.
2. Причины отказа.
3. Изложение самого факта отказа или отклонения.

Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.

В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.

Оформление письма

Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:

• Логотип юридического лица.
• Название юридического лица (автора письма).
• Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
• Дата составления письма.
• Регистрационный номер письма.
• Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).

В конце письма отправителем указывается следующая информация:

• Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
• Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
• Список приложений (если имеются).

Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.

Клише и устойчивые фразы

Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:

При обосновании причин и мотивов:

• В связи с отсутствием финансовой помощи...
• В связи со сложной экономической ситуацией...
• В порядке проведения совместной работы...
• В соответствии с Вашим письмом...
• В соответствии с протоколом...
• В ответ на Ваше обращение...
• В подтверждение нашей договоренности...
• В целях усиления ответственности...
• На Ваше обращение...

При составлении письма-просьбы:

• Просим оказать содействие...
• Просим выслать в наш адрес...
• Просим принять участие...
• Прошу принять меры...
• Прошу
• Прошу довести до сведения...
• Прошу ликвидировать задолженность...

Для вступления в сопроводительных письмах:

• Направляем информацию...
• Возвращаем справочные материалы...
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор...
• Посылаем справочную литературу... и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем...
• С благодарностью подтверждаем...

При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...
• На Ваше обращение о совместной работе считаем...

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.
• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

При составлении писем-приглашений:

• Приглашаем принять участие...
• Просим направить представителя...

При составлении письма-гарантии:

• Оплату гарантируем...
• Качество изделий гарантируем...
• Сроки выполнения гарантируем...

Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.