Выдано в подотчет на командировочные расходы - проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.

Выдача в подотчет из кассы

Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании сотрудника, утвержденного руководителем.

ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.

В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).

Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:

• 71-1 — для расчетов в рублях;
• 71-2 — в валютах.

К счету 50 можно открыть субсчета:

• 50-1 «Касса организации»;
• 50-2 «Операционная касса»;
• 50-3 «Денежные документы».

При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.

При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.

При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).

Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.

Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.

Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).

Перечислены командировочные на личную карту

В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.

Использование специального карточного счета

Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.

Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.

Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.

По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.

Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)

Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.

Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)

Выданы командировочные денежными документами

Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:

• Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
• Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.

К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.

Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.

При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.

Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.

Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.

Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:

• Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
• Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
• Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
• Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
• Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.

Итоги

Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.

Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье .

На законодательном уровне закреплена обязанность работодателя полностью компенсировать работнику все его траты в случае возникновения необходимости поездки в другой регион, страну для выполнения каких-либо служебных обязанностей.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Причем должно осуществляться покрытие всех расходов – питания, проезда и проживания.

Перерасчет осуществляется с учетом ценовой политики и валюты региона. Также работодателю необходимо не забывать о важности ведения бухгалтерского учета.

В нем необходимо будет в обязательном порядке отразить все расходы на командировочные. Имеются некоторые особенности и сложности при свершении данных операций.

Общие сведения

На некоторых предприятиях иногда возникает необходимость отправлять работника в продолжительные или не очень поездки для выполнения каких-либо служебных обязанностей.

В таком случае закономерно возникают различного рода расходы. Согласно соответствующим статьям ТК РФ, работодатель должен полностью покрывать все эти расходы за свой счет.

При этом выплаты должны отражаться соответствующим образом в бухгалтерском и налоговом учете. Когда деньги выдаются подотчет авансом, всегда есть вероятность их нехватки.

В таком случае работник должен представить все и иные документы, подтверждающие факт свершения оплаты. На этом основании средства будут выделены из кассы или же переведены безналичным расчетом.

Существует достаточно большое количество самых разных нюансов, связанных именно с выплатой командировочных и их отражением в бухгалтерской отчетности, налоговой документации.

Чтобы избежать каких-либо сложностей и затруднений, как работнику, так и работодателю следует обязательно разобраться со следующими важными вопросами:

• основные определения;
• назначение суточных выплат;
• нормативная база.

При этом ознакомиться с обозначенными выше вопросами стоит не только работодателю во избежание допущения различных ошибок при ведении бухгалтерского учета, но также самому работнику.

Таким образом, можно осуществлять контроль над правомерностью действий работодателя, верностью всех его расчетов.

Следует помнить, что невыплата командировочных приравнивается к невыплате заработной платы. За свершение подобного рода деяний налагаются серьезные штрафы на должностных лиц и предприятия.

Основные определения

По возможности стоит максимально подробно ознакомиться определениями, затрагивающими командировочные и процедуру их отражения в бухгалтерском, налоговом учете.

Это позволит существенно упростить процесс понимания законодательной, нормативной базы, связанной с данным вопросом.

К основополагающим определениям можно сегодня отнести следующее:

• суточные;
• командировочные;
• иные расходы;
• подтверждающие документы.

Под суточными понимается некоторая денежная величина, которая требуется сотруднику для проживания на территории прохождения командировки.

Данные суммы являются целевыми, имеют свое предназначение. Именно поэтому не допускается осуществление трат данных средств на что-либо ещё.

Под командировочными понимается вся выплата за командировку целиком. В данную сумму включается:

• заработная плата за отработанное время;
• и иные надбавки;
• оплата проезда, питания, проживания, иных расходов;
• другие расходы, предусматриваемые и разрешенные работодателем.

Обычно командировочные выплачиваются авансом во избежание возникновения различного рода финансовых затруднений.

Но если по какой-то причине средств не хватило, работник может использовать свои, и, в последствии, получить компенсацию.

Но при этом необходимо помнить, что для этого потребуется представить различного рода подтверждающие документы.

В качестве них могут выступать следующие:

• оплаченные билеты с кассовыми чеками;
• товарные чеки;
• жилья;

При отражении командировочных в обязательном порядке делается ссылка на подтверждающие документы. Делать это строго обязательно.

Под иными расходами понимается оплата визы и иных сопутствующих. Подтверждение данных платежей также требуется представить в бухгалтерию.

Назначение суточных выплат

Основное назначение суточных выплат – погашение расходов на проживание.

В данные расходы, согласно действующим нормативно-правовым документам, а также внутренним актам организации-работодателя входят:

• на питание;
• на проживание.

Данные выплаты строго обязательны. Так как при нахождении в командировке длительностью более, чем 1 день, придется где-то ночевать.

В некоторых случаях по каким-либо причинам предоставить документальное подтверждение трат нет возможности. Данный момент предусматривается .

Согласно законодательству, сумма командировочных 700 рублей и менее не облагается НДФЛ – если по ним не представлены соответствующие подтверждающие документы.

Если же сумма более обозначенной выше, то необходимо будет в обязательном порядке начислять налог на доходы физических лиц.

В то же время не будут облагаться в размере 13% любые иные суммы, представляющие собой суточные, если их величина будет разумна и экономически обоснована.

Следует помнить, что чрезмерно большие командировочные могут вызвать лишние вопросы со стороны налоговых служб. Так как часто подобным образом осуществляется банальный уход от налогов.

Нормативная база

Сотруднику, отвечающему за начисление командировочных, стоит максимально внимательно изучить действующее по этому поводу законодательство.

Так как в противном случае велика вероятность возникновения каких-либо сложностей. Основополагающим нормативно-правовым документов является гл.№24 Трудового кодекса РФ.

В неё входят следующие статьи:

Также стоит обязательно ознакомиться с При этом федеральное законодательство, действующее в этой сфере, достаточно обширно.

Но практически все нормативно-правовые документы дополняют или же редактируют основополагающие статьи гл.№24 ТК РФ.

Работодателю также стоит принимать во внимание положения, связанные с заработной платой. Некоторые из низ распространяются и на командировочные.

Порядок начисления командировочных в 2019 году

Порядок начисления и отражения командировочных по должен в обязательном порядке осуществляться согласно установленным в законодательстве правилам.

Так, если выданы деньги на командировочные расходы, проводка в отчетности должна быть сформирована соответствующим образом.

Предусматриваются специальные счета. Данный момент необходимо учитывать в обязательном порядке.

К наиболее важным вопросам, изучить которые необходимо предварительно и максимально подробно, стоит обязательно отнести следующее:

• отражение проводками основных операций;
• в иностранной валюте;
• выдано из кассы;
• если нужно списать сумму расходов.

Не стоит допускать каких-либо ошибок в бухгалтерском учете. Так как малейшие несоответствия могут вызывать подозрения у налоговой инспекции и стать причиной назначения проведения камеральной проверки.

Подобного рода мероприятия могут послужить причиной возникновения достаточно серьезных проблем.

Отражение проводками основных операций

При выдаче аванса на командировочные расходы проводка должна быть отображена соответствующим образом – как при свершении любых других операций.

При отсутствии соответствующего опыта у бухгалтера именно в этой сфере стоит ознакомиться с образцом.

Сегодня отражение основных операций по командировочным обычно выглядит следующим образом:

При этом наименование и нумерация счетов может отличаться. Так как в законодательстве предусмотрены далеко не все расходы, которые могут возникнуть в командировке.

В иностранной валюте

Также многие организации на сегодняшний день ведут свой бизнес не только на территории Российской Федерации, но и за её пределами, порой даже на других континентах.

Соответственно, сотрудники должны свершать поездки за рубеж для решения каких-либо важных вопросов, выполнения своих непосредственных обязанностей.

Конечно же, в данном случае также требуется в обязательном порядке выплачивать командировочные н основе или – так как сотруднику необходимо будет питаться и где-то жить.

Самым важным нюансов при путешествии за рубеж является то, что средства должны выдаваться именно в валюте той страны, куда будет осуществлена поездка.

Причем данный момент отражается в соответствующем нормативно-правовом документе. Например, если сотруднику требуется свершить поезду в США, командировочные должны быть выданы ему в американских долларах авансом.

Так как работник не обязан осуществлять какие-либо валютные операции, приобретать доллары в банках, обменниках.

Иногда случается, что авансовых выплат нахватает, и сотрудник вынужден свершать какие-либо траты за свой счет.

Имеется важный момент, связанный с курсом. Выдача средств осуществляется в соответствии со стоимостью валюты на момент приобретения чего-либо.

Например, сотрудник оплатил номер в гостинице за свой счет и потратил 100$ при курсе 40 рублей. Впоследствии курс изменился в большую сторону, и доллар стал стоить 65 рублей.

В таком случае работодатель обязан компенсировать сумму в размере 4 000 рублей, так как на момент приобретения услуги была потрачена именно эта сумма денег.

Выдано из кассы

Сегодня командировочные могут выдаваться работнику двумя способами:

При этом в каждом из обозначенных выше случаев необходимо в обязательном порядке отражать операции соответствующим образом в бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом процедура выдачи через кассу несколько сложнее.

Важно помнить, что потребуется сформировать достаточно большое количество самой разной документации. Наиболее важным документом является .

Если нужно списать сумму расходов

Расходы на командировку при необходимости их списания отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

Особенности ведения учета в иностранной компании

Иностранные компании, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны уплачивать налоги и соответственно, веси бухгалтерский учет.

Командировочные расходы - это расходы, которые осуществляются подотчетным лицом за счет предприятия. В этой статье мы разберем, как осуществляется учет таких расходов в бухгалтерском и налоговом учетах.

Обязанность работодателя - возместить расходы по служебной командировке. Об этом сказано в статье 168 ТК РФ и Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Перед направлением работника в командировку ему выдается денежный аванс.

Для расчета и выплаты аванса работнику основанием являются два внутренних документа:

• приказ или распоряжение руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменное решение руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Аванс рассчитывается исходя из следующих затрат:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;
• другие расходы, по разрешению руководства.

Суточные - это отдельный вид расходов, они не зависят от расходов на проезд и жилье.

Ограничений по размеру суточных законодательном не установлено. Коммерческие организации вправе устанавливать их размер своим внутренним актом.

Однако существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017 году лимит составляем 700 рублей в сутки для командировок по России и 2 500 рублей - для командировок заграницу.

Эти же лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные необходимо выплачивать за все дни нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Никаких документов подтверждающих расход суточных предоставлять не нужно.

Аванс выдается наличными через кассу предприятия или перечислением на банковскую карту. В течение 3 дней после возвращения на постоянное место работы работник должен отчитаться в бухгалтерии за полученные деньги.

Обратите внимание, что в 2017 году на основании постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 можно не оформлять командировочное удостоверение и служебное задание.

Для отчета работник предоставляет авансовый отчет, по форме АО-1 или по форме, самостоятельно разработанной предприятием. К отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (билеты, документы гостиницы, чеки и прочее).

Если проезд до места командировки и обратно осуществлялся личным или служебным транспортом, необходимо предоставить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, и приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения этих расходов должна быть отражена в учетной политике организации.

Предприятия на УСН («доходы минус расходы») рассчитывают командировочные расходы так же, как при общей системе, и принимают их в расходы.

Но дата включения в расходы сумм на командировки может отличаться.

Расходы на УСН признаются по мере оплаты. Если работнику выдавался аванс, то в расходах на УСН эти командировочные расходы будут отражены на дату утверждения авансового отчета при условии предоставления подтверждающих первичных документов.

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

• учет командировочных расходов;
• учет расходов на проезд;
• учет расходов на проживание;
• выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.

Кт 50 "Касса" 10 000 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.

Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.

Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.

Произведен расчет с подотчетным лицом

Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.

Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.

Кт 50 "Касса" 17 100 руб.

Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.

Наша компания решила выплачивать суточные в командировказ за границей в размере 4000 руб. Суточные в размере 2500 руб. относим на отдельный счет_ командировочные расходы. С суммы, превышающей суточные (4000-2500=1500 руб.) удерживаем НДФЛ 13%.На каком счете отразить сумму превышения 1500 руб., возможно, как материальная выгода в виде оплаты труда?Нужно ли заключать трудовое соглашение с сотрудниками по данной выплате?

1.В бухучете расходы на выплату суточных отражайте проводкой Дебет 20 (23,26,44) Кредит 71 в полном размере (4000 руб.), удержание НДФЛ с сумм сверхнормативных суточных с работника Дебет 70 Кредит 68 «Расчеты по НДФЛ» ((4000-2500) х 13% = 195 руб.). При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ , ). 2. Нет, не нужно. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, устанавливается организацией самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре (часть 4 статьи 168 ТК РФ).

Обоснование

Из книги «13 200 бухгалтерских проводок с комментариями. Алексей Тепляков»

7.18.1. Расходы, произведенные подотчетными лицами на служебные командировки

Отражение в бухгалтерском учете списания отдельных расходов, произведенных работником организации за время нахождения в служебной командировке по представлении им авансового отчета.

Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систему налогообложения

Размер суточных организация определяет самостоятельно (). При расчете некоторых налогов суточные учитываются в пределах норм*.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются* (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ , письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (