Documenten zijn het uitgangspunt boekhouding.

Boekhouddocumentatie maakt deel uit van het managementdocumentatiesysteem van de organisatie in overeenstemming met de All- Russian Classifier of Management Documentation (OKUD), goedgekeurd bij decreet van de Russische staatsnorm van 30 december 1993 nr. 299.

Boekhouddocumenten kunnen worden onderverdeeld in drie niveaus: primaire boekhouddocumentatie, boekhoudregisters en rapportageboekhouddocumentatie.

Laten we ons concentreren op de primaire boekhouddocumentatie. Dit zijn documenten die de feiten van een zakelijke transactie vastleggen. Primair boekhoudkundig document moet worden opgemaakt op het moment van de transactie, en indien dit niet mogelijk is, onmiddellijk na de voltooiing ervan.

Voorbeelddocumentformulieren zijn goedgekeurd door overheidsinstanties. Dergelijke documentvormen worden standaard of verenigd genoemd.

Boekhouddocumenten worden geclassificeerd op basis van verschillende criteria:

Per doel:

Administratief.

Bijvoorbeeld: Bevelen over boekhoudbeleid, over het verlenen van verlof, over het opmaken van inventaris, etc.

Exculpatoir (uitvoerend). Bijvoorbeeld: inkomende en uitgaande contante bestellingen, goederen en transport, facturen, facturen, akten, facturen, enz. Een factuur is een bijlage bij een vrachtbrief. Samengesteld in het belang van de Belastingdienst Documenten boekhoudkundige registratie

. Bijvoorbeeld: loonstroken, berekening van vakantiegeld, berekening van uitkeringen bij tijdelijke arbeidsongeschiktheid, berekening van afschrijvingen en andere.

Gecombineerde documenten – bevatten beide elementen. Bijvoorbeeld contante ontvangsten.

Op plaats van compilatie:

intern.

Bijvoorbeeld: factuur voor interne verplaatsing, PKO, RKO, handelingen.

extern. Bijvoorbeeld: TTN, factuur

Volgens de mate van generalisatie van zakelijke transacties;

primair. Bijvoorbeeld: PKO, RKO, TTN, akten, facturen.

samenvatting. Bijvoorbeeld: Kasrapport, goederenrapport, voorrapportage, materiaalrapport.

In volgorde van gebruik;

eenmalig Bijvoorbeeld: PKO, RKO, handelingen.

cumulatief.

De reeks details van een document bepaalt de vorm ervan.

Om een ​​document zijn doel te laten dienen, moet het worden opgesteld in overeenstemming met het formulier dat voor deze categorie documenten is aangenomen.

Maar in ieder geval moet het document de volgende verplichte gegevens bevatten:

Naam van het document (formulier)

Formuliercode

Datum van compilatie

Naam van de organisatie die het document heeft samengesteld

Zakelijke transactiemeters

Achternamen en functies van verantwoordelijke personen, hun persoonlijke handtekeningen.

Als het document een extern document is, moet naast de persoonlijke handtekeningen ook het ronde zegel van de organisatie op het document worden aangebracht.

Een elektronisch document bevat dezelfde informatie als een papieren document. De inhoud van een elektronisch document kan op een computerscherm worden bekeken. Een elektronisch document kan op papier worden afgedrukt. Een elektronisch document kan worden gereproduceerd in een groot aantal volledig identieke kopieën en kan via e-mail onmiddellijk naar een andere computer waar ook ter wereld worden verzonden.

Maar een elektronisch document is gemakkelijker te vervalsen dan een papieren document, tenzij er uiteraard speciale veiligheidsmaatregelen worden genomen.

Problemen met de bescherming tegen vervalsing van elektronische documenten kunnen worden opgelost. In Rusland is, net als in veel andere landen van de wereld, de wet op elektronische handtekeningen aangenomen, gericht op het oplossen van dit probleem.

Elektronische documenten worden al op grote schaal gebruikt in de communicatie van ondernemingen met banken en belastingautoriteiten.

Alle documenten op de boekhoudafdeling worden zorgvuldig van drie kanten gecontroleerd: juridisch, vanuit het oogpunt van registratie en rekenkundig.

Geverifieerde documenten worden vastgelegd in het documentregistratielogboek.

Correcties op contant geld en bankdocumenten zijn niet toegestaan. Correcties kunnen alleen worden aangebracht in andere primaire boekhouddocumenten met toestemming van de deelnemers aan zakelijke transacties, die moeten worden bevestigd door de handtekeningen van dezelfde personen die de documenten hebben ondertekend, met vermelding van de datum van de correcties.

Momenteel wordt speciale aandacht besteed aan de unificatie en standaardisatie van documenten. Unificatie van documenten is de ontwikkeling van een uniforme vorm van Russische documenten voor de registratie van homogene zakelijke transacties in verschillende organisaties. In Rusland zijn de vormen van contante documenten, bankdocumenten enz. verenigd.

Ze zijn verplicht voor alle activiteitengebieden. Samen met de eenwording belangrijk heeft standaardisatie van documenten. Standaardisatie is het vaststellen van identieke standaardformaten van standaarddocumentformulieren. Bij het bijhouden van de boekhouding is het belangrijk om een ​​rationele documentenstroom op te zetten, d.w.z. een optimaal systeem voor het genereren van boekhouddocumenten, het accepteren ervan voor de boekhouding, het verplaatsen ervan door de onderneming, hun huidige opslag en overdracht naar het archief. Dit zorgt voor een hoge mate van betrouwbaarheid van de boekhouding met een minimale investering in tijd en geld.

Tegenwoordig neemt de correcte uitvoering van primaire documentatie een belangrijke plaats in in de boekhouding. Daarom moet elke accountant weten hoe hij correct moet opstellen dit type documenten. Dit artikel zal aan dit onderwerp worden gewijd.

De basis voor het maken van een boeking in de boekhouding en het invoeren ervan in het register worden als primaire documenten beschouwd. Deze documenten, die bij de boekhouding worden gebruikt, worden beschouwd als onderdeel van het managementdocumentatiesysteem.

In de boekhouding mogen documenten alleen in het register van primaire documentatie worden opgenomen als ze zijn opgesteld volgens een structuur die zich bevindt in bepaalde albums met uniforme formulieren. Ze zijn speciaal gemaakt voor primaire documentatie. In deze formulieren vindt u een voorbeeldontwerp benodigde documenten. Dit formulier bij wet bepaald Russische Federatie. Het formulier werd in Rusland bevestigd in opdracht van het ministerie van Financiën.

Ze zijn geclassificeerd volgens de All-Russische Classificatie van Managementdocumentatie, afkorting OKUD. Volgens deze classificatie krijgt elk primair document een OKUD-code toegewezen.

Op de boekhoudafdeling is er, indien nodig, een standaardformulier voor het verwerken van dergelijke informatie. Het is mogelijk om extra en nieuwe regels op te nemen. Deze nieuwe gegevens, die in de eerder gelegaliseerde vorm waren vastgelegd, moeten ongewijzigd blijven. Nieuwe wijzigingen die zijn doorgevoerd, worden opgesteld conform het bestaande besluit (besluit). Deze wijzigingen in formulieren die verband houden met boekhouding, contante transacties raak niet aan.

De formulieren die zijn goedgekeurd door het Staatsstatistiekcomité van Rusland bevatten bepaalde zones met gecodeerde informatie. Ze zijn ingevuld in volledige overeenstemming met de classificaties die in de Russische Federatie zijn aangenomen. Er moet aan worden herinnerd dat codes die geen links hebben in overeenstemming met de geaccepteerde classificatie (dit geldt voor de kolom genaamd "Type procedures" en andere) worden gebruikt om de informatie die wordt ontvangen bij het verwerken van gegevens met behulp van computerapparatuur samen te vatten en te classificeren. Ze worden aangebracht in strikte overeenstemming met het gekozen coderingssysteem, dat door deze organisatie is gelegaliseerd.

Bovendien wordt boekhoudkundige documentatie die door de onderneming onafhankelijk is ontwikkeld, opgenomen in de boekhouding. Dit zijn speciale formulieren in de boekhouding die de vereiste gegevens bevatten. Ze zijn vastgelegd in de Russische wetgeving. Boekhouding maakt onafhankelijke ontwikkeling mogelijk, maar alleen van informatie die geen gestandaardiseerde samples in albums bevat.

Tegenwoordig zijn de verplichte gegevens voor het verwerken van primaire informatie in de boekhouding:

• datum van registratie van documentatie;
• Naam;
• naam van de organisatie. Vermeld wordt de organisatie namens wie deze informatie is verzameld;
• de naam van de functie van de persoon/personen die verantwoordelijk waren/zijn voor de uitvoering van bedrijfsprocedures en de juistheid van de registratie;
• de inhoud van de zakelijke procedure komt tot uiting in de indicatie van de kosten, evenals in natuurlijke expressie;
• Er moeten persoonlijke handtekeningen zijn van alle personen die in het document worden vermeld.

Hoogwaardige, tijdige uitvoering van alle primaire documentatie (vergeet de betrouwbaarheid van de daarin gespecificeerde gegevens niet), evenals verdere overdracht naar de boekhoudafdeling moeten binnen de strikt gespecificeerde tijdsbestekken worden uitgevoerd. Dit wordt gedaan om de datum in de boekhouding weer te geven. Deze procedures worden geformaliseerd door de mensen die de documenten hebben opgesteld en ondertekend.

U moet weten dat in de boekhouding de lijst van deze mensen die het recht hebben om het primaire document te ondertekenen alleen kan worden opgesteld door het hoofd van de organisatie (met een voorlopige overeenkomst met de hoofdaccountant). Alleen deze mensen kunnen de lijst vaststellen van functionarissen die tekenrecht hebben. Documentatie waarop diverse bedrijfsprocessen met betrekking tot fondsen worden uitgevoerd, kan uitsluitend worden ondertekend door de beheerder en hoofdaccountant. Naast bovenstaande personen zijn handtekeningen van andere personen toegestaan. Houd er rekening mee dat ze allemaal vooraf moeten worden goedgekeurd door de manager en de hoofdaccountant.

Bijgevolg zijn primaire documenten in de boekhouding een direct bewijs van de implementatie van de volgende soorten bedrijfsprocedures: uitgifte van contant geld, betaling voor goederen en andere. Ze worden direct tijdens de procedure of na afloop ervan opgesteld (als het onmogelijk is om ze tijdens de procedure zelf op te stellen).

Volgens de bestaande classificatie zijn primaire boekhoudkundige documenten onderverdeeld in de volgende typen:

• boekhoudkundige registratie;
• ontlastend;
• organisatorisch en administratief.

Laten we de laatste twee groepen in meer detail bekijken:

Om een ​​lijst met primaire documentatie op de boekhoudafdeling correct bij te houden, werd een bepaald documentstroomschema ontwikkeld en vervolgens goedgekeurd. Het bepaalt de timing van de verplaatsing, de procedure voor de overdracht van primaire documentatie binnen de onderneming en de verdere ontvangst ervan door de boekhoudafdeling.

Al deze door de accountant ontvangen documenten moeten worden gecontroleerd op de volgende punten:

• rekenkundig punt. Impliceert de berekening van het bedrag;
• volgens semantische inhoud. Het document moet het verband tussen de afzonderlijke indicatoren traceren. Het mag geen interne tegenstrijdigheden bevatten;
• op formaat. De juistheid en volledigheid van het document wordt gecontroleerd, evenals de juistheid van het invullen van de details erin.

Als er inconsistenties in het document worden gevonden op basis van parameters, moeten deze worden gecorrigeerd. De persoon die het heeft ontworpen, moet het redigeren. Soms is het nodig om het hele document te reconstrueren.

Pas na verificatie wordt de documentatie overgedragen aan de boekhoudafdeling. Informatie van hen wordt overgebracht naar boekhoudregisters. Het document zelf krijgt een markering die de mogelijkheid van hergebruik elimineert. Dit merkteken kan de datum van inschrijving en inschrijving in het boekhoudregister vertegenwoordigen.

In de boekhouding is het toegestaan ​​om primaire documentatie op computer- of papieren media samen te stellen. Als er machinemedia zijn gebruikt, moet er een kopie op papier worden gemaakt.

Alle informatie wordt uitsluitend chronologisch gearchiveerd. Het wordt voltooid, vervolgens gebonden en in mappen opgeslagen. Deze procedure gaat gepaard met de afgifte van een certificaat. Tijdens de opslag in het archiefgebouw moet informatie worden beschermd tegen ongeoorloofde correcties. Het correctieproces kan alleen worden uitgevoerd als de oorzaak gerechtvaardigd is. De aangebrachte correcties worden bevestigd door de handtekening van de ambtenaar. De datum van correctie moet worden ingevuld.

Houdbaarheid

Primaire documentatie wordt opgeslagen volgens bepaalde termijnen, die zijn voorgeschreven in de wetgeving van de Russische Federatie. Volgens deze wet moet de organisatie alle primaire documenten, evenals de boekhoud- en rapportageregisters, gedurende een periode van minimaal vijf jaar bewaren. In dit geval moeten de gegevens die nodig zijn voor het betalen en berekenen van belastingen gedurende 4 jaar worden bewaard. Ook wordt de documentatie die het verlies bevestigt, bewaard gedurende de gehele periode waarin de belastbare winst van de onderneming wordt verlaagd met het bedrag van het eerder ontvangen verlies. Documentatie waarin de personeels- en persoonlijke accounts van alle medewerkers worden vastgelegd, wordt 75 jaar in de archieven bewaard.

Houd er rekening mee dat de opslagperiode begint te lopen op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de documentatie is opgesteld.

De wetgeving voorziet niet in duidelijke regels met betrekking tot de implementatie van de procedure voor het herstellen van dergelijke documenten. Dit aspect is belangrijk in situaties waarin iets beschadigd of verloren gaat.

Bepaalde regelgeving bevat duidelijke vereisten voor de bewaartermijn van boekhouddocumenten voor primaire doeleinden. Maar de stapsgewijze procedure die moet worden gevolgd bij schade is niet gedefinieerd. In deze situatie is het noodzakelijk om een ​​commissie aan te stellen die onderzoek doet naar de oorzaken van schade, verlies of schending van de integriteit van het document. Het is mogelijk om vertegenwoordigers van opsporingsautoriteiten, veiligheids- en brandweervertegenwoordigers bij het onderzoek te betrekken. Daarna volgen herstelmaatregelen.

Bugfixes

We hebben kort gesproken over het corrigeren van fouten in de primaire documentatie hierboven. Correctie van bestaande fouten in documenten en boekhoudregisters is voorgeschreven in de Russische wetgeving.

Volgens deze wettelijke normen is het ten strengste verboden om correcties aan te brengen in de documentatie met betrekking tot bank- en contante informatie.

In andere situaties worden correcties alleen aangebracht als er overeenstemming is met alle deelnemers aan de zakelijke procedure. Deze overeenkomst moet worden gecertificeerd door de handtekeningen van alle deelnemers aan de correctie. Zorg ervoor dat u ook de datum van alle correcties vermeldt. Houd er rekening mee dat in de boekhouding de details van het document die moeten worden gecorrigeerd, met een dunne en duidelijke lijn moeten worden doorgestreept, zodat de doorgestreepte oorspronkelijke inhoud/betekenis van de aangebrachte correctie duidelijk zichtbaar blijft. Bij de rekwisieten moet je een aantekening maken: "Geloof de gecorrigeerde." Hierna moet de correctie door middel van een handtekening worden gewaarmerkt, die deze correctie heeft uitgevoerd. Het document moet zijn voorletters en achternaam vermelden.

Kennis van de bovenstaande bepalingen zal u helpen de primaire documentatie voor de boekhouding correct en snel voor te bereiden.

Video “Wat zijn primaire boekhouddocumenten”

Nadat u de opname hebt bekeken, leert u hoe u primaire documentatie kunt indienen bij het belastingkantoor in Rusland.

De nauwkeurigheid van de boekhouding en de verdere conclusies daaruit zijn afhankelijk van de kwaliteit van het primaire document en de informatie die het bevat.

De informatie vervat in de primaire documenten die voor de boekhouding worden geaccepteerd, wordt verzameld en gesystematiseerd in boekhoudregisters, waarvan de vormen of de vereisten zijn goedgekeurd bevoegde instantie. Gegevens uit boekhoudregisters worden in gegroepeerde vorm overgebracht naar financiële overzichten.

Het management bepaalt de personen die bevoegd zijn om boekhoudkundige documenten te ondertekenen. In dit geval kan een hiërarchie van handtekeningen worden vastgesteld, afhankelijk van de positie die wordt bekleed, de hoeveelheid geld, de reikwijdte en de essentie van de operatie.

Ondernemers of organisaties die gebruikmaken van elektronische handtekeningen moeten passende waarborgen en controles instellen met betrekking tot het recht op gebruik van en toegang tot elektronische handtekeningen.(17)

Vereisten voor het opstellen van primaire documenten

1. Aantekeningen in primaire documenten moeten worden gemaakt met inkt, krijt, balpenpasta, met behulp van typemachines, mechanisatie en andere middelen die de veiligheid van deze aantekeningen garanderen gedurende de periode die is vastgesteld voor hun opslag in het archief.

Gebruik geen potlood om te schrijven.

• 2. Documenten moeten netjes worden opgemaakt, tekst en cijfers moeten duidelijk en leesbaar zijn geschreven.
• 3. Alle gegevens moeten in het document worden ingevuld. Als er gegevens niet zijn ingevuld, wordt er een streepje voor in de plaats gezet. Verplichte gegevens moeten worden ingevuld.
• 4. B monetaire documenten Het bedrag wordt aangegeven in cijfers en woorden.
• 5. Primaire documenten moet worden gecertificeerd door de persoonlijke handtekeningen van het hoofd van de organisatie, de hoofdaccountant of bevoegde personen.
• 6. Primaire documenten moeten afschriften van handtekeningen van bevoegde personen bevatten.
• 7. Primaire documenten moeten voorzien zijn van het zegel van de organisatie, indien dit door het formulier en de geldende wetgeving is voorzien. (18)

Het hoofd van de organisatie moet, in overleg met de hoofdaccountant, in de vorm van een bevel de lijst goedkeuren van personen die het recht hebben om primaire boekhouddocumenten te ondertekenen.

De tijdige en hoogwaardige uitvoering van primaire boekhouddocumenten, de overdracht ervan binnen het vastgestelde tijdsbestek voor reflectie in de boekhouding, evenals de betrouwbaarheid van de gegevens die deze documenten bevatten, worden verzekerd door de personen die deze documenten hebben opgesteld en ondertekend.

De verplaatsing van primaire documenten in de boekhouding (trekken of ontvangen van andere bedrijfsentiteiten, acceptatie voor boekhouding, verwerking, overdracht naar het archief) moet ook worden geregeld door een schema, dat wordt goedgekeurd in opdracht van de manager.

Om zowel managers als artiesten te waarschuwen voor onvoorziene gebeurtenissen negatieve gevolgen en om tijd te besparen bij het zoeken naar informatie, is het noodzakelijk om, na ontvangst van regelgevingsdocumenten, een database te creëren voor het registreren van primaire documenten.

Dit betekent dat alle primaire documenten die op de boekhoudafdeling worden geschreven en ingevuld, hun eigen identificatie moeten hebben - een code (eenmalig, uniek nummer), die aan hen wordt toegewezen bij verplichte registratie in een van de registratiejournalen, die moet worden geopend bij elke onderneming.

Procedure voor het opstellen van documenten:

• -naleving van alle vastgestelde details en formulieren van documenten;
• -nauwkeurigheid en duidelijkheid van de presentatie van de inhoud van voltooide zakelijke transacties in documenten;
• - tijdige uitvoering van zakelijke transacties, helder, netjes en leesbaar schrijven van tekst;
• -het doorstrepen van lege ruimtes bij gebrek aan rekwisieten;
• - Vermelding van bedragen in cijfers en woorden in alle waardevolle documenten; het doorhalen van fouten zodat wat is doorgestreept zichtbaar is, en het certificeren van de juiste tekst met de handtekening van de persoon die het document heeft opgesteld;
• -correcties zijn niet toegestaan.(27)

Primaire documenten die met behulp van een gemechaniseerde methode zijn gemaakt, vereisen een speciale bevestiging van de betrouwbaarheid van de ontvangen gegevens, d.w.z. autorisatie en bescherming van geregistreerde gegevens tegen ongeoorloofde ontvangst van informatie over hen. Elk type document kan per fax worden verzonden, maar geen primair boekhouddocument, omdat de authenticiteit ervan niet wordt bevestigd. De verantwoordelijkheid voor het tijdig en kwalitatief hoogstaand creëren van documenten en de overdracht ervan binnen het vastgestelde tijdsbestek voor latere reflectie in de boekhouding ligt bij de personen die deze documenten hebben opgesteld en ondertekend.

Primaire boekhouding fabriek- dit is de informatiebasis van het management, waarvan de kwaliteit rechtstreeks afhangt van de kwaliteit van de boekhouding. Primaire boekhouding is een complex van informatie en logische bewerkingen met documenten die alle materiële en financiële stromen en hun elementen begeleiden, van input tot output van productie en economische faciliteiten van de onderneming en het bedrijf als geheel.

Primaire documenten zijn dus dragers van informatie over alle productie- en economische objecten en onderwerpen en hun interacties en maken een alomvattende beoordeling van alle controlefactoren mogelijk: kwantitatief, kwalitatief, financieel.(12)

In Rusland legt de wetgeving bedrijven en ondernemers de verplichting op om alle transacties in primaire documentatie vast te leggen. Het doel van dergelijke documenten is om het feit dat er is gebeurd te bevestigen (ontvangst van producten, verzending vanuit het magazijn, verkoop, enz.) en wettelijke registratie voltooide operatie.

De belangrijkste vereisten voor hun registratie zijn onder meer het invoeren van betrouwbare informatie, het opstellen tijdens de operatie of na voltooiing ervan.

Waar is het voor?

Primaire documenten zijn ondersteunende documentatie die bevestigt het verloop van alle zakelijke transacties door ondernemers en bedrijven. Registratie wordt uitgevoerd in de volgorde van bewerkingen. Als ze verkeerd worden samengesteld, kan de organisatie geen betrouwbare berekening maken van de belastbare grondslag, waardoor er onenigheid ontstaat met de Belastingdienst en er boetes kunnen worden opgelegd aan de onderneming.

Deze documentatie wordt geaccepteerd voor de boekhouding als deze is samengesteld in de vorm die is gespecificeerd in de Regeling Boekhouding en financiële overzichten in de Russische Federatie.

Het standaardformulier kan extra kolommen en regels bevatten, terwijl alle details van het goedgekeurde formulier behouden blijven. Bij het aanbrengen van wijzigingen moet een opdracht of instructie worden opgesteld. Alleen contante transactieformulieren kunnen niet worden gewijzigd.

Primaire documenten bieden informatie voor het genereren van rapportage- en boekhouddocumentatie. Ze kunnen worden samengesteld op een computerprogramma of met de hand worden geschreven, ze zijn gemaakt om berekende, materiële of financiële transacties elke schaal.

Zijn variëteiten

Primaire documenten zijn onder meer facturen, hekwerkbladen, facturen, enz.

In de boekhouding zijn ze onderverdeeld in verschillende typen:

• extern(uitgevoerd buiten de bedrijfsgrenzen);
• intern(gedaan binnen het bedrijf).

Documentatie kan ook cumulatief of eenmalig zijn:

• Cumulatief documenten (werkorders, grenshekkaarten) worden opgemaakt voor een lange tijd en weerspiegelen dezelfde herhalende bewerkingen.
• Eenmalig documenten (contante bestellingen, en) worden gebruikt om te rapporteren over de voltooide transactie.

Organisatorisch en administratief Documentatie omvat instructies, bevelen, volmachten en instructies. Ze verlenen toestemming om specifieke bewerkingen uit te voeren. Hun informatie wordt niet toegevoegd aan boekhoudregisters.

IN vrijspraak documentatie (betalingseisen, ontvangstbestellingen, facturen etc.) weerspiegelt de werking. Informatie over hen wordt ingevoerd in boekhoudregisters.

Sommige documenten combineren kenmerken van ontlastende en toegeeflijke typen. Dit kunnen contante bestellingen of loonstroken zijn.

Gedetailleerde informatie over al deze berichtgeving vindt u in de volgende video:

Hoe er correct mee te werken?

Voor de overeenkomstige primaire boekhouding wordt een documentatieomzetschema overeengekomen, waarin de volgorde en het tijdstip van de beweging binnen het bedrijf worden gedefinieerd en naar de boekhoudafdeling wordt verzonden. Het moet worden gecontroleerd op vorm (op volledigheid en juistheid van de voorbereiding), inhoud (de relatie van indicatoren) en rekenkundig (door waarden op te tellen).

Eerst moet u bepalen of het een boekhouddocument is. Het moet informatie over de voltooide zakelijke transactie weergeven. In geeft dus de beweging van voorraadartikelen aan, in contante ontvangst- financiële uitgaven.

Boekhoudkundige documenten omvatten geen concepten, documenten, krantenuittreksels en documentatie die buiten de regels om is samengesteld.

Vervolgens wordt de relatie van het document met de organisatie bepaald. De gegevens van het bedrijf of de specialist worden gecontroleerd (naam van het papier, datum van voorbereiding, naam van het bedrijf, kosten en fysieke inhoud van de zakelijke transactie, posities van verantwoordelijke personen, persoonlijke handtekeningen). Alle handtekeningen moeten origineel zijn. Het type zegel wordt ook gecontroleerd (sommige bedrijven hebben mogelijk meerdere zegels - voor documenten en stempels).

Na acceptatie worden de gegevens in de boekhoudregisters ingevoerd en wordt er een markering op het formulier aangebracht. Zakelijke transacties moeten in volgorde worden weergegeven en in bepaalde accounts worden gegroepeerd. Boekhoudregisters van verschijning Er zijn kaarten (voor de boekhouding van materialen en), boeken (hoofd) of tijdschriften. Op basis van het type administratie worden registers onderverdeeld in gecombineerd (bestellingen), systematisch (algemeen rekeningenboek) en chronologisch (registratieboek).

Volgens de vereisten van Goskomstat moeten primaire boekhouddocumenten als volgt worden opgesteld:

• opvullen balpen, inkt, op een typemachine of computer;
• overzichtelijk samengesteld met duidelijke en leesbare cijfers;
• alle details bevatten;
• in financiële papieren worden alle bedragen opgeschreven en in cijfers aangegeven;
• de persoonlijke handtekening bevatten van de beheerder, hoofdaccountant of bevoegde personen;
• verzegeld zijn.

Bevoegde personen zijn verantwoordelijk voor de nauwkeurige en tijdige voorbereiding van documenten om de beschikbare informatie in de boekhouding weer te geven.

Bugfixes

Hieronder vindt u een lijst met de meest gemaakte fouten bij het opstellen van documenten:

• het gebruik van formulieren die door het bedrijf zelfstandig zijn gemaakt, zonder bevestiging door een bevel van de manager en overeenkomstige registratie in het boekhoudregister;
• onjuiste uitvoering door de beheerder van de lijst van bevoegde personen ter ondertekening;
• gebrek aan details;
• de aanwezigheid van omissies bij het voorbereiden van verplichte details, vlekken of correcties, overtredingen van regels;
• grafietpotloodaantekeningen;
• aanpassingen aan kasdocumentatie;
• aanwezigheid van rekenfouten;
• geen streepjes voor lege regels.

Als er fouten zijn, wordt het boekhouddocument niet aanvaard door de inspectiestructuren of wordt het als vervalst erkend.

Correctie van contante en boekhoudkundige documentatie wordt uitgevoerd volgens de volgende regels:

• Het gebruik van een proeflezer, het wissen en aanpassen van documenten (contante incasso- en ontvangstbewijzen, kwitanties) is niet toegestaan;
• als er fouten worden geconstateerd, moeten de papieren worden geannuleerd en opnieuw worden opgemaakt;
• beschadigde of verkeerd ingevulde documenten worden niet vernietigd, maar doorgestreept en op de dag van uitgifte aan de kassa toegevoegd.

Correcties in andere documenten worden aangebracht nadat dit met de tegenpartijen is overeengekomen en door middel van handtekeningen is bevestigd.

Bij het corrigeren van handmatige formulieren dienen onjuiste gegevens of bedragen doorgestreept te worden en bovenaan te worden geschreven juiste waarde. Het woord “Gecorrigeerd” wordt aangegeven in de velden van de regel en is overeengekomen door de personen die dit document eerder hebben ondertekend. De datum van correctie wordt aangegeven. Het gebruik van corrector, blots en gummen is niet toegestaan.

Indien correcties onjuist zijn ingevuld en gecertificeerd, worden deze als ongeldig beschouwd.

Documentatie restauratie

In geval van beschadiging, vernietiging of verlies van primaire documenten (op basis van instructie nr. 157 N), benoemt de manager een commissie om de redenen voor hun herstel en detectie van de daders te analyseren. Soms werkt de beheerder samen met opsporingsinstanties, brandtoezicht of veiligheidsstructuren. De resultaten van de werkzaamheden worden vastgelegd in een door de leidinggevende goedgekeurde handeling. Het wordt opgeslagen in de journaalmap voor andere transacties.

Volgens instructie nr. 157 N kunnen primaire papieren zowel op papier als op machinemedia worden opgeslagen (met behulp van een elektronische digitale handtekening).

Houdbaarheid

Volgens art. 17 Federale wet “Over de boekhouding” moet elk bedrijf de juiste opslag van deze documentatie, boekhoudrapporten en boekhoudregisters organiseren in overeenstemming met vastgestelde deadlines, maar minimaal 5 jaar.

De opslag van elektronische documenten vindt plaats in overeenstemming met de vereisten van de wet en als er computermedia beschikbaar zijn. Tegelijkertijd wordt bescherming geboden tegen onrechtmatige aanpassingen aan het hoofd van het bedrijf.

Sancties

Fouten in primaire documenten of het ontbreken ervan kunnen leiden tot financiële verliezen voor het bedrijf. Volgens art. 120 van de Belastingwet van de Russische Federatie worden boetes opgelegd voor grove overtredingen van de normen voor kosten- en winstberekening:

• in geval van overtreding tijdens één belastingperiode - tot 10.000 roebel;
• in geval van overtreding gedurende verschillende belastingperioden - tot 30 duizend roebel;
• wanneer de belastingbetalingen worden verlaagd - 20% van het bedrag aan onbetaalde bijdragen, van 40 duizend roebel.

Grove schendingen van de normen voor het verantwoorden van uitgaven, winsten en belastbare objecten zijn onder meer het ontbreken van primaire documentatie en boekhoudregisters. Ze omvatten ook periodieke reflectie in boekhoudkundige rekeningen, boekhoudregisters en rapporten van zakelijke transacties, materiële activa, financiën en immateriële activa.

Bij gebrek aan deze documenten is het bedrijf verplicht te veel belastingen te betalen. Hun intrekking is mogelijk op aanwijzing van de relevante structuren waarvan de bevoegdheden voldoen aan de wettelijke vereisten. Tegelijkertijd wordt een register van in beslag genomen documenten samengesteld.

Primaire boekhouddocumenten of primaire documenten, zoals accountants ze noemen, vormen de basis van de boekhouding, zowel boekhouding als belasting. Zonder de juiste registratie, onderhoud en primaire documenten, legaal onderhouden ondernemende activiteit onmogelijk.

De wet “Over de boekhouding” van 6 december 2011 nr. 402-FZ geeft aan dat “elk feit van het economische leven onderworpen is aan registratie als een primair boekhouddocument.”

Om er zeker van te zijn dat u over alle benodigde documenten beschikt, moet u regelmatig uw boekhouding controleren. Voor degenen die hier geen tijd voor hebben, raden wij u een gratis boekhoudkundige auditservice aan.

Het primaire document bewijst schriftelijk het feit van een zakelijke transactie en bevestigt de commissie voor zakelijke kosten bij de berekening belastinggrondslag, stelt de verantwoordelijkheid van uitvoerende kunstenaars vast voor hun uitvoering van bedrijfsactiviteiten. Primaire documenten worden door belastinginspecteurs opgevraagd bij het controleren van aangiften en rapporten, en zijn noodzakelijk bij het passeren van audits.

Aangezien niet alleen accountants, maar ook managers, individuele ondernemers, verkoopmanagers en andere medewerkers primaire documenten invullen en voorbereiden, nodigen wij u uit om vertrouwd te raken met de vereisten voor deze documenten.

Wie ontwikkelt de vormen van primaire documenten?

Primaire boekhoudkundige documenten zijn verenigd(waarvan de vorm is ontwikkeld door Rosstat (voorheen Goskomstat van de Russische Federatie) of de Centrale Bank) en onafhankelijk ontwikkeld door belastingbetalers.

Artikel 9 van wet nr. 402-FZ bevat de volgende lijst met verplichte details van primaire documenten (geünificeerd of onafhankelijk ontwikkeld):

• naam van het document;
• datum van documentvoorbereiding;
• naam van de economische entiteit die het document heeft opgesteld;
• inhoud van het feit van het economische leven;
• de waarde van de natuurlijke en (of) monetaire meting van een feit uit het economische leven, met vermelding van de meeteenheden;
• de naam van de functie van de persoon die de transactie en de transactie heeft voltooid en de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan;
• handtekeningen van deze personen.

Wat betreft het zegel, hoewel dit niet wordt vermeld onder de vereiste details, als er een veld "M.P." (ruimte voor afdrukken) de afdruk ervan is vereist.

Als de belastingbetaler tevreden is met de uniforme formulieren van Goskomstat (gelukkig is de lijst ervan enorm), dan is het niet nodig om je eigen formulieren te ontwikkelen. Er is ook het concept van ‘gemoderniseerde basisschool’, d.w.z. uniforme primaire documenten waaraan de belastingbetaler zijn eigen toevoegingen heeft gedaan.

Let op Je kunt niet zelfstandig ontwikkelen en goedkeuren vormen van de volgende primaire documenten:

• contante documenten;
• betalingsopdracht en andere bankafwikkelingsdocumenten;
• uniforme formulieren voor betalingen met behulp van een kassa;
• vrachtbrief;
• salarisadministratie en salarisadministratie.

Dergelijke primaire documenten kunnen alleen worden verenigd.

Waar kan ik voorbeelden vinden van uniforme primaire documenten?

De ontwikkeling en goedkeuring van formulieren voor primaire documenten valt onder de verantwoordelijkheid van Goskomstat (nu Rosstat). Tegenwoordig worden er nog steeds uniforme vormen gebruikt die in de jaren 90 van de vorige eeuw zijn ontwikkeld. Alleen afwikkelings- (betalings)documenten ontwikkeld door de Bank of Russia hebben relatief nieuwe editie- vanaf 2012.

Dergelijke documenten worden anders genoemd: akten, dagboeken, facturen, verklaringen, bevelen, boeken, instructies, berekeningen, volmachten, bevelen, enz. Aan de hand van deze tabel vindt u in welke resolutie van de Staatsstatistiekcommissie de uniforme vormen van primaire de benodigde documenten worden gepubliceerd.

Op onze website kunt u formulieren van uniforme primaire documenten downloaden en door.

Ook een strikt rapportageformulier (SRF) is een primair document, maar daar gelden speciale eisen voor. De lijst met verplichte BSO-gegevens is breder dan de lijst met gewone primaire documenten, waarbij met name het TIN en de aanwezigheid van een zegel vereist zijn.

In het artikel "" kunt u lezen in welke gevallen het nodig is om te gebruiken uniforme vorm dit document, en wanneer het onafhankelijk kan worden ontwikkeld.

Fouten in primaire documenten

Allereerst moeten de brondocumenten correct gespecificeerde verplichte gegevens bevatten. Volgens het ministerie van Financiën mag een belastingplichtige uitgaven meenemen in de primaire belastingaangifte als deze slechts kleine fouten bevat.

Dergelijke fouten mogen de nauwkeurige identificatie van de verkoper en de koper, de naam van de goederen en hun waarde, en andere omstandigheden van het gedocumenteerde economische leven (uit de brief van het Ministerie van Financiën van 4 februari 2015 nr. 03-03-10/4547).

Helaas maakt de typisch gestroomlijnde formulering van de uitleg van ambtenaren het vaak niet mogelijk om duidelijk te begrijpen welke onnauwkeurigheden of fouten in de primaire documenten als onbelangrijk zullen worden beschouwd.

Is het bijvoorbeeld een kleine fout als de naam van een belastingbetaler in kleine letters staat in plaats van in hoofdletters? In zijn andere brief - gedateerd 05/02/2012 nr. 03-07-11/130, heeft het Ministerie van Financiën aangegeven dat er fouten zijn gemaakt, zoals het vervangen van hoofdletters door kleine letters en omgekeerd; letters omkeren; een onjuiste vermelding van de organisatie- en rechtsvorm vormt geen belemmering voor de identificatie van de belastingplichtige (mits het TIN en andere gegevens correct zijn aangegeven).

Maar de volgende fouten kunnen als significant worden beschouwd voor primaire documenten:

• rekenfouten (de prijs/hoeveelheid goederen of het belastingbedrag is onjuist aangegeven);
• verschillende namen van hetzelfde product (in de specificatie voor het leveringscontract worden de snoepjes bijvoorbeeld "Wafelsnoepjes in chocolade" genoemd, en op de factuur "Beer in het Noorden");
• onnauwkeurige functietitels van degenen die de primaire documenten ondertekenen (in de volmacht staat bijvoorbeeld “Plaatsvervanger algemeen directeur", en in het acceptatiecertificaat - "Adjunct-directeur");
• de bedragen in cijfers vallen niet samen met dezelfde bedragen die in woorden zijn aangegeven (in plaats van 155.000 roebel (honderdvijfenvijftigduizend roebel) zijn er 155.000 roebel (vijfenvijftigduizend roebel) geschreven).

Het kan zijn dat de Belastingdienst geen kosten accepteert voor dergelijke primaire documenten; ook kan de tegenpartij problemen ondervinden bij het aftrekken van de BTW.

U kunt primaire documenten corrigeren alleen op corrigerende wijze(verkeerde tekst wordt met één dunne lijn doorgestreept en de juiste tekst wordt erbovenop geschreven). Correcties gaan vergezeld van de inscriptie “Gecorrigeerd”, de datum en handtekeningen van de verantwoordelijke personen. Correcties van inkomende en uitgaande opdrachten, bankdocumenten en BSO zijn onaanvaardbaar. Ze moeten opnieuw worden samengesteld.

Let op het feit dat de primaire documenten worden ondertekend tijdens de geldigheidsperiode van de volmacht die is afgegeven voor ondertekening, anders zullen de inspecteurs van mening zijn dat de documenten zijn ondertekend door een onbevoegde werknemer. Hetzelfde moet worden gecontroleerd met betrekking tot de handtekeningen op uw primaire document van vertegenwoordigers van tegenpartijen: de aan hen afgegeven volmachten moeten actueel zijn.

Bij het voorbereiden van primaire documenten moet u niet alleen voorzichtig zijn met het invullen ervan, maar ook met de overeenstemming van hun data en andere details met andere documenten, bijvoorbeeld contracten en facturen. Zo zal de aftrek van BTW op een factuur die eerder is opgemaakt dan de leveringsbon controversieel zijn.

Vragen van de Belastingdienst zullen worden opgeroepen door facturen of akten die eerder zijn ondertekend dan de overeenkomst en waarvan de uitvoering wordt bevestigd door primaire documenten. Er is een uitweg uit deze situatie, voorzien in paragraaf 2 van art. 425 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie: geef in de tekst van de overeenkomst de volgende clausule aan: “De voorwaarden van deze overeenkomst zijn ook van toepassing op de relaties van de partijen die zijn ontstaan ​​vóór de sluiting ervan.”

Of er staat bijvoorbeeld in de wet dat de werkzaamheden zijn opgeleverd in de periode van 10 maart tot en met 30 maart, terwijl in het contract de periode van de werkzaamheden is vastgelegd op 10 april tot en met 30 april. In dit geval kunt u een aanvullende overeenkomst bij het contract opstellen, waarin de daadwerkelijke deadline voor de voltooiing van het werk wordt aangegeven of in de handeling zelf wordt aangegeven dat het werk eerder dan gepland is voltooid.

Aannemers moeten voorzichtig zijn wanneer de klant voltooiingscertificaten ondertekent. Als er in het kader van de opdracht onderaannemers betrokken zijn, moet de aannemer overeenkomsten met hen sluiten voordat het werk aan de klant wordt overgedragen. Als deze data niet overeenkomen, kan de Belastingdienst de kosten van de onderaannemer als ongerechtvaardigd beschouwen en deze niet in aanmerking nemen bij de berekening van de heffingsgrondslag.

Documentstroom van primaire documenten

De documentstroom van primaire documenten omvat de volgende fasen:

• voorbereiding van het primaire document;
• overdracht van het document naar de boekhoudafdeling, waar het wordt gecontroleerd en in de registers wordt opgenomen;
• huidige opslag en daaropvolgende overdracht van het document naar het archief.

Het is geen loze vraag: wanneer moeten primaire documenten worden opgesteld? Het antwoord hierop staat in artikel 9 van wet nr. 402-FZ “Het primaire boekhouddocument moet worden opgesteld bij het begaan van een feit uit het economische leven, en als dit niet mogelijk is, onmiddellijk na de voltooiing ervan.”

Het is onaanvaardbaar om enkele dagen na een zakelijke transactie primaire documenten op te stellen. Alle medewerkers die het recht hebben om een ​​primaire registratie op te maken, moeten zich houden aan een documentenstroomschema, waarin u bijvoorbeeld de volgende deadlines kunt stellen voor het indienen van documenten bij de boekhoudafdeling:

• inkomende en uitgaande contante bestellingen - op de dag van voorbereiding;
• documenten met betrekking tot verkoopregistratie - uiterlijk de volgende werkdag;
• voorafgaande rapporten - uiterlijk drie werkdagen nadat het geld is besteed;
• attesten van arbeidsongeschiktheid - uiterlijk de volgende werkdag nadat u naar het werk bent gegaan, enz.

Wat de door de wederpartijen ondertekende documenten betreft, kan de verplichting om deze tijdig over te dragen in de tekst van het contract worden opgenomen, bijvoorbeeld als volgt: “De Koper verbindt zich ertoe de originelen van ondertekende leveringsbonnen aan de Leverancier over te dragen, handelingen en facturen uiterlijk twee werkdagen na de datum van ondertekening.”

Bij het indienen van een ondertekend primair document controleert de boekhoudafdeling de vorm van het document; beschikbaarheid van vereiste gegevens; de wettigheid van de zakelijke transactie; rekenkundige berekeningen. Gegevens uit geverifieerde primaire documenten worden ingevoerd in boekhoudregisters.

De huidige opslag van primaire documenten vindt meestal plaats op de boekhoudafdeling en aan het einde van het jaar worden de documenten gegroepeerd op datum, verzameld in bundels en overgebracht naar het archief. Primaire documenten moeten minimaal vijf jaar worden bewaard.